优秀公司档案管理制度大全（17篇）

公司的管理包括组织架构设计、人力资源管理、财务管理等方面。在下面的公司总结范文中，你可以找到对公司的领导能力和团队协作的评价。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇一

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇二

规范全公司的档案管理。

2.适用范围。

分类分部门管理，行政部统一监管。

4.职责与权限。

4.1各部门必须设兼职的档案管理员，规范部门档案管理。

4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次)，对违反本制度的.部门有权进行处罚。

(1)证照类：如营业执照及各类证照。

(2)文件类：分外来文件和内部文件。

(3)制度类。

(4)合同类。

(5)计划总结和会议纪要类。

(6)财务类。

(7)图纸类：工艺文件、图纸、说明书等。

(8)人事管理类：人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。

6.档案的归口存放部门。

(2)其它档案由归口部门负责存放。

7.档案建档要求。

建立档案时要有档案编号和档案目录。

8.档案装订。

档案须装订成册保存，某些特殊珍贵的手稿、照片等，采用卷盒、相册等保管。

9.保存年限。

原则上公司重要档案永久保存，进行档案销毁时经公司领导批准。

10.1借阅。

10.1.1借阅手续。

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》，经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。

(2)档案归还时，档案管理员填写归还日期。

10.1.2档案借阅审批权限。

(1)证照类：由公司总经理或者其授权人审批。

(2)文件类：由行政部审批，财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。

(3)制度类：由行政部审批。

(4)合同类：由公司总经理或者其授权人审批。

(5)计划总结和会议纪要类：由行政部审批。

(6)财务类：由总经理或者其授权人审批。

(7)图纸类：由总经理或者其授权人审批。。

(8)人事管理类：人力资源部审批。

10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。

10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还，特殊情况不得超过七天。

10.1.5若人为丢失或损坏档案，给公司造成经济损失的，行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。

10.2销毁。

10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准，不得销毁公司档案。

10.2.2销毁前按照清册清点，销毁时由行政部监督销毁，销毁后相关人员在清册上签名，并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。

10.3移交。

10.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。

10.3.2移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

11.如有违反本制度规定的，公司对其进行行政、经济处罚，严重时移交司法机关。

12.附则。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇三

一、每期月结账后会计人员应及时打印会计凭证，按照会计规范装订成册。

二、每期年结账后会计人员应及时打印各类会计账册，按照会计规范装订成簿。

三、每期的财务报表、税务报表、其他相关财务资料应规范整理，定期装订。

四、会计凭证、会计账簿、财务报表、税务报表、其他相关财务资料严格按照会计档案规范进行保管。

五、会计档案的查阅权限限于财务人员、税务检查人员、公司总经理及副总经理，其他人员查阅会计档案需经总经理批准，并在财务人员的`监督下在财务室内进行查阅。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇四

1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。

17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇五

第一条为加强公司xx资产管理有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）档案管理工作，根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。

第二条档案是公司及各部门在各项工作中形成的文件材料。

第三条加强档案管理工作，是规范公司内部管理的重要内容，对亍提高公司管理水平具有重要意义。

第二章归档范围。

（一）公司级证件。

营业执照正副本；组织机构代码证正副本；税务登记证正副本；开户许可证；机构信用代码证、会员证等其他证件。

（二）法人治理结构。

1、股东会、董事会、监事会等决议及会议材料；

2、高管人员资料档案；

3、股东情况相关资料。

4、其他相关资料。

1、外发文件：外发红头文件等；

2、外收文件：

（1）监管部门的批文、批复、通知等；

（3）其他金融机构的往来文件；

（4）社会有关部门颁发的文件、材料和公函；

（5）其他需要立卷归档的外来文件。

3、内部文件：各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的.材料等。

（四）基金交易及基金清算。

包括不限于：投资决策委员会会议记、风控委员会议记、清算指令等。

（五）合规档案。

各种风控合规报告及提示函等。

（六）行政物业。

2、办公家具类文档；

3、电话、安保、音视频相关文档；

4、物业管理相关文档；

5、空调、电梯相关资料；

6、办公楼消防、水系统图纸等等；

7、购置各类设备的图纸、说明书等；

8、其他需要归档的文件。

（七）信息系统。

信息系统工程建设等资料。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇六

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二o一一年十月一日起执行。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇七

一、 为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。

二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、 档案的整理与移交

（一）业务的具体经办人员（项目经理a、b角）为档案移交人；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为20xx鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为20xx鸿借字第001号。

六、档案的借阅

（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

（四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。

七、本实施细则自颁布之日起执行。学院实验室工作档案管理制度卫生监督档案管理制度工程档案管理制度。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇八

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作效劳，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和平安。

第四条企业档案工作承受档案行政管理部门的监视和指导。中央管理的企业制定本企业档案管理和方法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行以下职责：

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、和归档工作；

（四）监视、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得回绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料符合标准。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

第十条企业采取有效措施对档案进展平安保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条企业对保管期限已满的档案进展鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进展监销。

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建立同步开展，不断提高档案管理水平。

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的效劳。

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的.利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置方法》做好档案的处置工作。国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出奉献的人员给予表彰和奖励。

第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进展涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丧失或损坏的直接责任者，依法进展处理。

第二十条本规定由国家档案局负责解释。

第二十一条本规定自xx年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇九

声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：

1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。

2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。

3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。

4、按要求填写好卷内目录，编好号码。

1、凡本单位人员利用档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅目的.，用后及时反响利用效果。

2、外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。

3、因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对前方可带出。

4、档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。

5、如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准；查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。

6、对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丧失者视情节轻重给予处分。

7、查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。

一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进展利用效果的收集工作，对不能当场表达的，利用接待人员要跟踪收集。

二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。

三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴“利用效果登记表”。

四、档案员收回的“利用效果登记表”，应及时。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇十

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的'需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二oxx年x月一日起执行。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇十一

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包含本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等；

1.2.3业主档案：包含业主入住时所填写的业主概况表、业主公约、入住契约、前期服务协议、接房登记表等。

1.2.6财务档案：包含各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维护和修理基金使用的'预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

2.1为避开档案的损坏、遗失，使紧要档案能永久保管，而又便利常常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保管复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.2接受多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并接受适当的保管方法。

2.2.3加强保密意识培育，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保管。

2.2.7实行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇十二

一、文件材料的.归档要求：

1、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

11、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）。

三、归档时间：

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2、凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5、每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8、声像档案在每次活动结束后整理归档。

9、相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

10、外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11、变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇十三

1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为公司的发展和经营服务，特制定本制度。

1、2本制度所称的档案，是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。

1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。

1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式，共同维护档案的完整与安全，便于公司在经营中的借鉴和利用。

1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。

2、1公司的档案工作实行部门收集保管，办公室统一归档的原则。

2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理，并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。

2、3公司各部门为档案管理的分管部门，负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。

2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员，应保持相对稳定，名单须报到办公室进行备案，各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。

2、5档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。

2、6所有档案工作人员应忠于职守，遵守公司保密制度，严守公司秘密，不得向无关人员泄露档案内容。

3、1档案的归档

3、1、1公司应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。

3、1、2对于应当立卷归档的材料，各部门须按照规定，定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理，任何个人不得据为已有。

3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外，其它档案资料均由办公室负责整理分类，立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。

3、1、4公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。

3、2档案保管

3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。

3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。

3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。

3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司保密制度，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。

3、2、5所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见保密制度。

3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

3、2、7对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。

3、3档案的查阅、借阅

3、3、1公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。

3、3、2查阅(借阅)密级档案时，如查阅人为保密制度中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写档案查阅(借阅)申请单，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。

3、3、3档案查阅(借阅)的批准权限：普通档案由办公室主任审批;秘密级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。

3、3、4原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。

3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。

3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司保密制度的有关规定予以处罚。

3、4档案的销毁

3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。

3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见档案销毁程序。

3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。

4、1本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。

4、2本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。

4、3本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。

4、4本制度自颁布之日起施行。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇十四

管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。

文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。

文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下a1a2——b1b2c1c2d1——e1e2a1a2为经办部门代号，b1b2为大类号，c1c2为小类号。d1为档卷卷次，e1e2为档案目次。

档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的.案件，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。

归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。

调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇十五

1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员收集、审定、整理、立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制。

1、认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作，均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。

三、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

四、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

五、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。

六、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。

七、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续。

为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的.要件和批件，组成案卷。

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交文书档案归档文件整理制度为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

4、采用年度一-保管期限-一问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写淸楚完整，不得漏项,填写归档文件日期单位数要用0占位。

8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。

2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。

5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制,使其能完整、准确的反映卷内内容。

8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。

9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后,可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：

1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。

2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。

3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。

4、按要求填写好卷内目录，编好号码。

1、凡本单位人员利用档案，须严格履行查阅登记手续，注明查阅目的，用后及时反馈利用效果。

2、外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。

3、因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。

4、档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时,须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。

5、如查阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准；查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管ju长批准。

6、对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。

7、查人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏,违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。

一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要跟踪收集。

二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。

三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将”利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴”利用效果登记表”。

四、档案员收回的"利用效果登记表"，应及时整理。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇十六

公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等。

3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程。

4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等。

12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志。

13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函。

14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。

优秀公司档案管理制度大全（17篇）篇十七

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

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