在日常学习、工作或生活中，大家总少不了接触作文或者范文吧，通过文章可以把我们那些零零散散的思想，聚集在一块。写范文的时候需要注意什么呢？有哪些格式需要注意呢？以下是我为大家搜集的优质范文，仅供参考，一起来看看吧
迎接档案检查工作篇一
教学档案是学校教学活动的真实记录，是学校及教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子载体等材料。它能够完整、准确、真实、系统地反映教学管理的全过程，直接为教学活动服务，是教学工作的重要组成部分，是学校档案工作的核心和重点。
一、中职学校教学档案管理的主要内容
1.综合类。主要包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的规定和办法，学校发展规划、实施计划及各种会议记录等。
2.规章制度类。包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、教学设备管理制度等。
3.课堂教学与实践教学类。包括教学计划、教学大纲、授课计划、课程建设、教案、试题库、教学实习、实习实训基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量测评等材料。
4.学科、专业与实验室建设类。包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，重点学科、重点专业和精品课程的申报论证、评估及建设方面的材料以及申报国家重点学校的实验室论证、申报和审批材料、总结等建设性材料。
5.学生学籍类材料。包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、实验实训实习材料及成绩、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。
6.教材类。包括各专业征订教材的情况，自编、参编、主编教材的情况，优秀教材的比例、自编教材的比例、各科习题集、实验报告及实习实训指导书等。
7.招生就业类。包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料，毕业生就业率、就业情况反馈等材料。
二、中职学校教学档案管理中存在的问题
1.对教学档案材料的重视不够，没有普及教学档案管理意识。大部分基层管理人员、教师到学校领导对教学档案管理工作认识不足。学校重视教学工作和其他管理工作，但对教学档案的管理投入欠缺，如机构和专兼职人员的配置、档案管理条件的完善、管理人员的培训等投入不够。教师对自己教学活动中的授课计划、教案等相关文字材料、图片资料、证书文件等不能主动上交存档，造成档案材料采集困难。
2.缺乏正规的指导、系统的规划和系统的管理，导致档案管理混乱。中职学校都存在档案管理人员不足的问题，对各部门教学档案的管理缺乏正规的指导和系统的规划。管理人员和教师大多忙于日常的工作，相当一部分教学档案材料散存于他们个人手中，导致教学材料不齐全、不完整。在上级教育行政部门来学校进行教学评估时，为了补充档案材料的缺口，往往花费大量的人力、物力、财力来补全档案，这不仅造成很大的浪费，而且给正常的教学工作带来了一定的冲击，同时使得档案材料的真实性大打折扣，失去了档案的真正意义。因为没有系统的管理，各部门各自为政，为了自身利用的方便将一些重要的文件和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致材料损坏或丢失而无法查找。
三、加强中职学校教学档案管理工作的主要对策
1.系统管理，完善档案管理机制。学校领导要重视教学档案的建设，要把教学档案工作提到学校党政领导的工作议事日程中去，把档案工作纳入教学工作计划，增加投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题，特别是要突出其在学校日常工作中的地位和作用，及时调整档案工作的机构设置，实行统一领导、分级管理的原则，设置综合档案室，由一名校长负责统一管理全校档案工作，各管理部门就建立档案分室。教学档案分为校、教务科、教研室三级管理，校办为一级管理，教务科为二级管理，教研室与实验室为三级管理。各部门要有一名领导分管档案工作，教务科档案管理由教务于事兼管，教研室与实验室档案管理由主任兼管。档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并按期向学校综合档案室移交档案。
迎接档案检查工作篇二
以科学发展观统领国土资源管理工作，准确运用土地政策参与宏观调控，建立耕地保护的长效机制，是社会各界的共识。而在国土管理的各个环节中如何提升地籍管理的整体水平，适应现阶段参与宏观调控的新要求，走在其他各项制度之前，最大程度的发挥监督与调控作用，是值得我们国土资源人员思索的一个新问题。
1 努力强化地籍管理基础地位
地籍资料是制定土地利用规划、供地计划，实现土地用途管制的依据。我国《土地管理法》明确规定，国家建立土地调查和统计制度。土地调查、统计运用全国统一的土地分类系统、调查方法和调查程序。土地调查、统计经过实地勘查，结合图表册，按照科学方法统计、分析，能全面反映出各类土地利用现状。每年进行的土地变更调查，更是翔实地反映了年度各类土地利用现状和变化趋势、土地利用结构和变化规律，以及辖区内建设用地存量、流量信息。这些准确可靠的基础信息，为土地利用规划、供地计划制定和各项建设用审批等，提供了最全面、最基本的依据；为正确判断土地的供求合理性，检测土地利用结构存在的问题，及时调整土地政策提供了信息。
地籍管理是实施土地产权管理，建立现代土地产权制度的基础与核心。土地登记无疑是地籍管理的主要组成部分，也是土地产权管理的重要形式。《土地管理法》规定，国家对土地所有权、使用权依法进行登记发证。土地确权登记，解决了大量的土地权属纠纷，维护了权利人的合法权益，稳定了社会秩序。通过界定土地的产权关系，推进了土地使用有偿制度的改革，促进了国有土地产权流转。土地登记资料公开查询，为经济社会发展提供了合法、准确的土地产权信息，推进了县场经济的建立。
在当前社会主义县场经济条件下，地籍管理的主要任务是为国家管理土地、土地使用制度改革和土地管理体制改革服务，为建立完善的土地租赁制提供科学依据；通过土地登记和土地定级估价，培育和规范土地县场；明晰产权，为企业改制、实现耕地总量动态平衡提供基础信息；为实现土地的科学管理提供保障。地籍管理是国土资源管理的根基所在，根基不扎实，整个国土资源管理制度的构建就无从谈起。
但是目前来看，地籍管理仍然保持着传统的模式，作用往往只体现为基础数据的提供者，而不是积极监督者，参与国土资源管理的态势是被动的。在土地利用规划、用地计划、建设用地许可、土地开发整理等重要环节地籍工作是最先开始的，但也是最结束的。数据提供完毕，地籍管理工作似乎就完成了使命，没有真正地贯穿在整个过程当中。
2 积极建立地籍管理动态监督体系
地籍管理应该充分发挥自身特点，积极的以直接或间接的方式，监督土地利用规划、用地计划、土地用途管制、建设用地许可、土地有偿使用等制度的执行情况。
地籍管理监督土地用途管制度的执行。根据地籍管理随时反映土地利用现状的特点，管理者可以对每一宗地的权属、用途、面积等变化情况，以及每一宗地类变更的来源、去向及时进行变更，并上图、载册、入库。这些信息，充分反映了土地利用规划、供地计划的执行情况，凡是违反规划、计划，以及改变法律确定的土地用途的，都可以通过地籍图、表、簿、册及数据等，一目了然检查出来。另外，通过土地遥感监测等手段，可以及时发现非法占地行为，落实土地利用规划和供地计划，实施土地用途管制。
地籍管理监督土地有偿使用制度的执行。在土地变更登记中，对土权属、用途、面积、坐落、登记、地价等进行审核的过程，就是土地使用权进入县场把关的过程。通过对土地权属性质、来源及他项权利的审核确认，可以随时检查土地使用权变更是否符合法律规定，是否改变了土地使用权取得方式、规避土地有偿使用等。在办理土地登记的过程中，通过对土地用途、面积、地价等项目的审核，可以随时发现抬高或降低地价、弄虚作假的行为，以监督土地使用权出让、转让定价的合理性。办理土地登记和启动全社会对土地登记资料的审查，为土地县场提供了准确可靠的信息，防止了违法交易等不法行为。
地籍管理监督建设用地审批和依法用地的执行。地籍资料翔实地记载了每一块土地的状况，是建设用地项目审批前了解土地权属合法、面积准确、界址清楚、用途合理与否的依据。建设用地审批后，经变更登记实地调查审核，用地情况与批准文件一致的准予确权登记，对不一致的不予登记。同时注意发现和防止可能出现的突出批地、先行圈占土地等现象。另外，土地利用监测可以及时监督土地利用规划的情况和基本农田保护情况。
3 充分发挥地籍管理基础调控作用
《^v^关于加强土地调控有关问题的通知》中“以实际耕地保有量和新增建设用地面积作为土地利用年度计划考核、土地管理和耕地保有责任目标考核的依据”，“新增建设用地土地有偿使用费缴纳范围，以当地实际新增建设用地面积为准”等要求的第一次提出，意味着管理手段以及考核标准和缴费标准的改变，对地籍基础业务工作提出了全新的要求。
要求准。土地利用变化状况既要有影像还要有图形和位置，无论是建设占地还是耕地以及基本农田面积都要求准确，要保证数据与实地一致，不能有虚假，要经得起实践的检验。
要求全。不但要有农村土地信息，还要有城镇土地信息；不但要有农用地、建设用地和未利用地的数据，还要求有各行业、各产业用地数据，要涵盖土地管理的各方面。要求新。不能只有过去几年的数据，还要有每年、每季，甚至每月、每天的数据，要及时用最新调查成果更新原有数据。
迎接档案检查工作篇三
（一）建立风险识别、评估和应对的机制 审计项目风险的大小不仅对事务所的利益造成直接影响，更是对审计项目的审计质量控制起决定性的作用，因此审计风险的识别和评估是每个事务所承接业务的关健。不论是执业理念还是资源管理的支持系统中，在具体的审计业务执行过程中，风险的识别和评估始终贯穿交叉其中，通过不断了解、判断、改进的循环过程。注册会计师在承接业务初期应该对被审计对象背景环境充分了解，识别被审计对象重大错报风险并评估错报风险的程度。这个了解过程并不是只在业务初期进行，在业务执行过程中也应该不断地持续地跟进，根据新收集到的信息对被审计对象及其环境有新的认识和了解，不断更新，客观地了解客户的内外部环境和准确地识别评估其可能存在的所有重大错报风险，从而采取有效的审计程序和措施，控制审计风险在可接受的范围之内。因此，事务所的审计质量控制体系的业务执行制度的每个环节包括客户关系和具体业务的接受与保持、审计计划、业务指导监督与复核、咨询意见分歧、业务工作底稿等也应该充分体现风险的识别、评估和应对的特点。
会计师事务所还应该设计项目管理表对承接的业务实行实时控制，内容应包括项目号、防伪标识、完成进度、人员在岗情况及工时考核等具体内容，贯穿项目的整个流程。会计师事务所能通过项目管理表知晓项目的进度情况，所耗人工，对人员在岗情况也有了解为人员在项目间的调配提供信息，让事务所的管理层能从总体上把握事务所的整体项目运行情况和风险控制情况。
（三）建立审计计划机制 审计计划是保证一项审计业务顺利有序完成的根本保证。审计工作前制定科学合理详尽的审计计划能帮助审计人员思路清晰地有重点针对性地审查账目，取得必要的审计证据并据此得出正确的审计结论，完成审计目标。编制审计计划应该有该项目的项目负责人完成，包括总体审计策略和具体审计计划，编制完成后应申报上级业务负责人审核批准才能予以执行。总体审计策略用以确定审计范围、时间和方向以及审计资源，并指导具体审计计划的制定。具体审计计划比总体审计策略更加详尽，包括获取充分适当的审计证据以将审计风险降至可接受的低水平，项目组成员拟实施的审计程序的性质、范围和时间等。具体审计计划包含风险评估程序、进一步审计程序和其他审计程序。审计计划需要了解被审计单位的基本情况以及初步评价其内部控制，了解被审计单位内部审计工作的可利用性和拟依赖程度。初步判断审计风险并确定重要性水平，用来确定审计过程中所需要的审计证据的数量和拟实施的审计程序。在以风险为导向的现代审计中，风险评估程序是不可少的。同时，审计人员应对被审计单位的内部控制实施符合性测试，只有当内部控制可信赖度高时，可以适当减少实质性测试，当内部控制不可信赖时，则应该加大实质性测试程序。对于进一步审计程序，各事务所应根据具体的业务性质和内容对其进行设计和裁剪。中国注册会计师协会或者京华注册会计师协会提供参考的审计工作底稿是根据制造行业的审计工作设计的，有些地方对于其他行业会用不到或者不适用，因此在审计计划阶段应对审计程序的裁剪设计有所考虑，不要直接套用仅供参考的审计工作底稿模板。审计程序要能体现和达到审计师的审计目的。同时，审计计划还应该对审计人员分工和审计日程安排等有详尽的安排。实际执行过程中，可能会和预期计划的情况不一样，审计人员必须对审计计划作出合理的修改或者补充。审计计划不是一成不变的，而应当是个连续、动态的过程，根据审计工程中出现的问题持续不断的更新和修改计划，计划的修改和完善应该是贯穿于整个审计工作过程中。
（四）建立业务指导、监督与复核机制 项目风险与质量控制是个连续动态的过程，应该在审计项目的执行过程中对其进行指导和监督，项目风险及质量管理控制应贯穿于项目执行过程中，项目负责人应按其职责要求对各级次项目组成员的业务工作给予充分的指导、监督和复核，以合理保证会计师事务所能够按照法律法规、职业道德规范和业务准则的规定执行业务，根据具体情况出具恰当的报告。
项目负责人应当根据项目组成员的学识、经验、能力进行合理分工，通过适当的团队工作和培训，使项目组成员清楚了解所分派工作的目标，指导其完成所分派的工作。项目负责人应充分利用好审计计划，明确项目组成员各自的责任。如，各成员在该项业务中承担的具体审计任务，拟实现的具体审计目标，拟实施的具体审计程序及拟获取的审计证据等。从而对审计成员做出针对性的指导和监督。
项目负责人应当监督业务的执行，主要监督工作包括：追踪业务进程，了解业务的进展情况；考虑项目组各成员的素质和专业胜任能力，以及是否有足够的时间执行工作，是否理解工作指令，是否按照计划的方案执行工作；解决在执行业务过程中发现的重大问题，考虑其重要程度并适当修改原计划的方案；识别在执行业务过程中需要咨询的事项，或者需要由经验较丰富的项目组成员考虑的事项。
在完成业务指导和监督的同时，复核是整个审计过程中的关键，会计师事务所应制定项目组内部复核制度，可考虑执行三级或五级复核。一级复核工作应在外勤工作结束前完成；二级复核工作应尽可能地在外勤工作结束前完成；三至五级复核工作应在出具审计报告前完成。会计师事务所可根据具体情况减少或增加复核级次，对于规模较小的审计项目，签字注册会计师和现场负责人可以为同一人。各级复核人员应履行各自的复核职责，复核责任不能互相减轻、替代或免除。会计师事务所对设立有分支机构的，除执行一级至三级复核外，应对高风险项目、重大项目、和分支机构及项目负责人认为有必要进行复核的项目，会计师事务所应根据各事务所制定的质量控制制度和历史财务信息审计项目质量控制办法的有关规定进行四至五级的复核。
（五）建立咨询、意见分歧机制 项目组人员在业务执行中遇到疑难问题或者争议事项，如重大的技术、职业道德及其他事项等，应当考虑以适当方式和渠道进行咨询，避免随意处理或回避。项目组内部应形成良好的咨询、研讨氛围，业务人员遇到疑难问题时，应及时向项目组其他成员或项目负责人咨询。如果疑难问题或争议事项在项目组内部无法得到解决，项目负责人可将问题以及所有相关的事实以书面形式提交技术与质控部（主管人员）。技术与质控部（主管人员）应及时回答项目组提交的问题，并以书面形式反馈咨询意见。对于技术与质控部无法解决的疑难事项，可由技术与质控部向会计师事务所内部或外部其他具备适当知识、资历和经验的专业人士咨询。被咨询人员不能替代项目负责人的职责，各级负责人应切实履行其职责。项目组应当完整、详细地记录寻求咨询的事项及咨询的结果（包括作出的决策、决策依据以及决策的执行情况），咨询记录应当经被咨询者认可见图1。
会计师事务所应当制定政策和程序，以处理和解决项目组内部、项目组与被咨询者之间以及项目负责人与项目质量控制复核人员之间的意见分歧。形成的结论应当得以记录和执行。项目负责人应当编制意见分歧解决表，记录意见分歧的解决方式、解决过程以及结论。在意见分歧得到解决之前，项目负责人不能出具业务报告。
（六）建立业务工作底稿归档机制 事务所应建立业务工作底稿的归档工作，业务档案应按单项业务整理、保存。如果针对客户的同一财务信息执行不同的委托业务，出具了两个或多个不同的报告，应当将其视为不同的业务，分别将业务工作底稿归整为业务档案。业务档案中应保存有效的审计工作底稿。已被取代的审计工作底稿的草稿或财务报表的草稿、对不全面或初步思考的记录、存在印刷错误或其他错误而作废的文本以及重复的文件记录等不应保存在业务档案中。
保存在业务档案中的资料文件必须为经过适当签字批准后的文件，具体包括：业务承接（保持）评价表、业务约定书、总体审计策略、具体审计计划、业务咨询情况表、意见分歧解决表、审计报告、审计小结、项目复核核对表、项目质量控制复核核对表、项目发文控制表等。业务档案中还应包括分析表、核对表、询证函回函、管理层声明书、有关重大事项的往来信件（包括电子邮件），对被审计单位文件记录的摘要或复印件、项目组内部或项目组与被审计单位举行的会议记录、项目组成员独立性声明书、与其他人士（如其他注册会计师、律师、专家等）的沟通文件、试算平衡表、调整分录汇总表、未更正错报汇总表等工作底稿。
业务档案可分为永久性档案和当期档案。永久性档案应与当期档案分开装订，以便更新。为保持资料的完整性以便满足日后查阅历史资料的需要，永久性档案中被替换下的资料也需保留。被替换下的资料应汇总在一起，与其他有效的资料分开，作为单独部分归整在永久性档案中。档案管理人员应按照会计师事务所业务档案管理制度的规定管理业务档案，保证业务档案的安全、完整。
在完成业务档案的归整工作后，未经项目合伙人的批准，任何人不得擅自改动业务工作底稿。在审计报告日后，如果发现例外情况要求注册会计师实施新的或追加的审计程序，或导致注册会计师得出新的结论，对确需修改现有业务工作底稿或增加新的业务工作底稿的，应当填写业务工作底稿修改审批表，经项目合伙人批准后方可进行。
业务档案的借阅。总所和分所业务人员因工作需要，在办理了相关手续后可借阅业务档案。如果客户要求获取业务工作底稿的部分内容或摘录部分工作底稿，项目负责人应当根据具体业务的特点，分析客户要求的合理性，在保证披露这些信息不会损害会计师事务所执行业务的有效性，或不会损害会计师事务所执行鉴证业务的独立性的情况下，谨慎决定是否满足客户要求，并应取得项目合伙人的批准。
二、我国中小型会计师事务所审计质量控制的维护制度
会计师事务所通过持续考虑和评价质量控制政策和程序，并对质量控制政策和程序的遵守情况进行监控，以合理保证这些政策和程序是相关、适当的，并正在有效运行。技术与风险管理委员会（或合伙人）应根据会计师事务所对质量控制制度的监控情况及法律法规、职业道德规范和业务准则的最新变化，及时修订质量控制政策和程序。
技术与质控部（或主管人员）负责会计师事务所业务质量的日常监管工作。质量监管人员应当监管业务过程中发现的质量控制缺陷，并且采取措施：（1）如发现业务质量问题，应及时与项目负责人进行沟通，指出问题及不足，并提出修改建议；（2）如发现质量控制制度执行不力，应查明原因，明确责任，确定处理方法，及时向技术与风险管理委员会（或合伙人）汇报；（3）如发现在理解或执行方面存在的问题，应及时告知培训部（主管人员），由培训部（主管人员）进行质量控制制度和专业标准的培训；（4）如发现是质量控制制度设计上存在的缺陷或薄弱环节，应建议技术与风险管理委员会（或合伙人）修订质量控制政策和程序；（5）如发现严重违反事务所业务质量控制制度的人员，应提交人力资源部（或合伙人会议），按照会计师事务所劳动人事管理制度的相关规定对其进行处理。
技术与风险管理委员会（或合伙人）每年应抽调具备适当专业胜任能力和经验的人员，组成业务质量控制检查组，对会计师事务所质量控制制度设计是否适当性和运行的有效进行评价，并对业务执行情况进行检查。检查结果应向合伙人会议报告。对每个项目负责人每三年应至少选取一项业务进行检查。参与业务执行或项目质量控制复核的人员不得承担该项业务的检查工作。
人力资源部（或主管人员）负责处理会计师事务所收到的针对下列事项的投诉和指控：（1）已实施的工作未能遵守法律法规、职业道德规范和注册会计师执业准则的规定；（2）未能遵守会计师事务所质量控制制度的规定。会计师事务所应设置投诉信箱，接收会计师事务所员工或外部关于业务质量方面的投诉和指控。会计师事务所应对投诉人的身份保密，未经投诉人许可，不得披露其姓名。为了便于开展调查和反馈调查结果，会计师事务所鼓励实名投诉和指控。会计师事务所收到投诉和指控后，应当及时调查投诉和指控事项。如果调查结果表明存在质量控制政策和控制程序设计或运行方面的缺陷，应修订质量控制政策和程序；或者存在违反会计师事务所质量控制制度的情况，应提交人力资源部 （或合伙人会议）按照会计师事务所劳动人事管理制度的相关规定对其进行处理。会计师事务所应当记录投拆和指控的调查过程、调查结果及处理情况，并将调查结果反馈给投诉人。
14）阶段性研究成果］
参考文献：
迎接档案检查工作篇四
在对城市规划建设项目进行管理时，管理者只是注重项目施工之前与施工期间的工作，想要缩短时间并提升进度，能尽快完工，所以只是注重项目的建设而忽略了建设期间对项目档案及资料的管理。部分城市规划管理审批档案在建设过程中，未安排专门的档案管理者及储存档案的场所；部分城市规划管理审批档案的档案管理者流动性强，且未经培训，缺乏有关的档案技能及知识，使得档案的记录、整理工作无法很好地进行，致使在建项目没有相关严谨的档案记录。此外，查阅及应用档案期间，由于时常被人翻看和使用，就会给纸质档案带来一定的破坏，更有部分初始资料没有储存在档案部门中，给档案的管理增加了困难，导致记录不全面、跟踪不到位[1]。
（二）缺乏管理档案的有关制度
（三）档案的记录不全面，建立不合理，提交不准时
所有项目档案都产生于建设与管理项目的过程中，是对各种有储存价值的资料进行的记录。近些年，各大城市进行的改扩建越来越多，参与到建设中的有关部门很多都不注重对在建项目的档案进行管理。由于档案存放的期限较久，部分资料在施工期间会有改变，如合约文件、监测文件等。而且有些时候档案管理者在进行管理时没有很好地归类并整理，乱丢乱放，致使相同性质的档案间没有相应的连接性，无法维持整体性、正确性、系统性，从而降低了档案的作用及质量。
（四）管理人员意识落后
部分城市规划管理审批档案管理人员的思想观念落后，对于城市规划管理审批档案管理的动态认识不足。此外，对城市规划管理审批档案的宣传不足，导致很多城市的居民都不了解城市规划管理审批档案的意义。
二、城市规划管理审批档案的动态管理策略
（一）政府应加大动态管理的重视程度，提升档案管理的完整性
城市规划管理审批档案管理工作对于一个城市的行阶段性的知识灌输，在工作之余学习如何更好地工作。审批档案管理对于信息资源管理方面要求比较严格，要求工作人员要有良好的综合素质以及道德修养。通过建立一个高素质的城市规划管理审批档案管理团队，才能更好地为城市规划管理审批档案动态管理工作服务。
迎接档案检查工作篇五
1、档案工作的计划、总结短缺。基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结中，专职档案员档案工作没有正式的年度计划、总结。例如，平谷区^v^在年底对基层单位档案执法检查中发现，有30％的基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结，基层单位专职档案员中有80％的人没有制订正式的全年档案工作计划，95％的专职档案员中以年底执法检查自查报告作为档案工作年底总结。
2、档案交接手续短缺。这里指的交接手续有两种，一种是档案员调整交接工作时的手续，另一种是业务科室向档案室交接档案材料的手续。第一种手续全部有，但不规范，手续内容和样式不统一；第二种手续，多数基层单位缺少或不正规。据平谷区^v^年底档案执法检查第二组统计，第二组共抽查了17家单位，其中有三家单位更换了档案员，且全部做了交接手续，但只有民政局一家交接手续上有交接两人签字和领导作为见证人签字。另外第二组检查发现，20％基层单位专职档案员收集业务科室档案材料时给对方写张收条留给对方；50％档案员直接拿走不给办手续，只是在自己的本上做个总数记录；30％档案员既不给业务人员办手续，自己也不记录。
3、档案室日常管理工作记录短缺。档案室日常管理工作包括“八防”工作、安全检查工作和档案利用工作。基层单位档案室中，经常出现日常管理工作或记录不齐全或内容不完整或形式不正规的现象。例如平谷区^v^在年底档案执法检查中发现，只有15％的基层单位有投放鼠药、防虫药的记录，但不规范，有10％的基层单位有安全检查记录，但其内容记录不详细。基层档案室全部有温湿度记录本、借阅登记本、利用效果登记本，但完全按要求作记录的只有50％的单位。
4、档案宣传工作记录短缺。档案宣传可以通过会议学习、组织档案知识答题、档案知识竞赛的形式进行，也可以通过展览、展示的形式进行，还可以通过举办各种专项活动的形式进行。基层单位开展档案宣传工作时，极少有文字记录、声像记录齐全的。例如，平谷区基层立档单位85％在党委会议或机关全体会议上学习过档案 法律 、法规或有关档案文件，这些单位中，95％会议记录上有记载，98％没有声像记录。平谷区基层立档单位40％组织过档案知识竞赛或答题，但它们只保留试卷或文字记录，全部没有声像记录。平谷区基层立档单位20％举办过档案展览或展示，它们中有90％文字记录，但全部没有声像记录。
基层单位档案工作记录短缺的现状，导致无法划清问题的责任，直接影响了对档案工作的考核成绩，也影响了基层单位档案工作的 发展 、进步。如没有档案工作计划、总结，使得基层档案工作杂乱无章，没有连续性，造成单位领导不了解档案工作数量和进度，那么领导在安排工作时就没有给档案工作留有必要的时间，所以档案工作就不可能按要求完成，即使完成工作数量。但质量也不高。如没有档案基础业务工作记录和宣传记录。考核时就无法证明有些工作开展与否。如果没有档案交接手续。发生档案丢失就无法分清责任。
二、造成基层单位档案工作记录短缺的原因
1、思想不重视，档案意识淡薄。基层单位领导对档案工作的态度，直接影响档案工作的开展。有些领导没有认识档案工作的重要性，认为只要按时归档。不丢档案不少档案，检查时不出问题就行，档案工作不计入年底考核。这种态度直接造成机关或主观部门工作计划、总结内容没有涵盖档案工作，机关从不宣传档案工作。档案员没有按要求开展档案基础业务工作，档案员频繁变动没有办交接手续。所以出现档案工作记录短缺的现象。
2、档案员兼职太多，变换频繁。基层单位档案员兼职过多，没有时间、精力按要求开展档案工作，导致工作效果大打折扣。频繁变换档案员，新档案员缺少系统的上岗培训，导致新档案员不熟悉档案工作，多数业务没有开展。这两种情况造成基层档案工作记录记录短缺。
3、档案工作规范标准不完善。档案工作规范标准多年没有改动，原有的档案工作规范要求不严，工作记录没有统一的全面要求，已经不适应当前档案工作的发展水平。所以导致基层档案工作记录短缺。
4、档案员业务素质限制。有些基层档案员没有按时参加^v^组织的业务培训，业务知识仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求开展档案工作，造成档案工作记录短缺。
三、解决的方法
1、规范基层单位档案工作标准，实行规范化管理。档案行政管理部门首先应该完善本地区的基层单位档案工作的标准，明确规定基层单位每年要形成正式的档案工作计划、 总结 ，基层单位计划、总结内容要涵盖档案工作。基层单位档案工作标准要规定档案基础业务工作的标准，如档案室要严格执行“八防”要求，“八防”措施要有规范的文字记录，要规定定期对档案室安全检查的时间和不定期检查的次数，安全检查要形成规范的文字记录。基层单位档案工作标准要规定档案宣传的基数、基本的方式和方法，宣传的文字和声像记录要齐全、完整。