公司的档案管理制度(汇总14篇)

时间:2025-02-28 作者:飞雪

公司在经济发展中起到了推动创新和科技进步的作用,对社会和国家的发展有着重要影响。接下来是一些来自行业领先公司的总结案例,让我们一起来了解一下。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇一

1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、库存档案必须图物相符,帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。

第七条 本制度从二oxx年十月一日起执行。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇二

规范全公司的档案管理。

2.适用范围。

分类分部门管理,行政部统一监管。

4.职责与权限。

4.1各部门必须设兼职的档案管理员,规范部门档案管理。

4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次),对违反本制度的.部门有权进行处罚。

(1)证照类:如营业执照及各类证照。

(2)文件类:分外来文件和内部文件。

(3)制度类。

(4)合同类。

(5)计划总结和会议纪要类。

(6)财务类。

(7)图纸类:工艺文件、图纸、说明书等。

(8)人事管理类:人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。

6.档案的归口存放部门。

(2)其它档案由归口部门负责存放。

7.档案建档要求。

建立档案时要有档案编号和档案目录。

8.档案装订。

档案须装订成册保存,某些特殊珍贵的手稿、照片等,采用卷盒、相册等保管。

9.保存年限。

原则上公司重要档案永久保存,进行档案销毁时经公司领导批准。

10.1借阅。

10.1.1借阅手续。

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》,经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。

(2)档案归还时,档案管理员填写归还日期。

10.1.2档案借阅审批权限。

(1)证照类:由公司总经理或者其授权人审批。

(2)文件类:由行政部审批,财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。

(3)制度类:由行政部审批。

(4)合同类:由公司总经理或者其授权人审批。

(5)计划总结和会议纪要类:由行政部审批。

(6)财务类:由总经理或者其授权人审批。

(7)图纸类:由总经理或者其授权人审批。。

(8)人事管理类:人力资源部审批。

10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。

10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还,特殊情况不得超过七天。

10.1.5若人为丢失或损坏档案,给公司造成经济损失的,行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。

10.2销毁。

10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准,不得销毁公司档案。

10.2.2销毁前按照清册清点,销毁时由行政部监督销毁,销毁后相关人员在清册上签名,并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。

10.3移交。

10.3.1需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。

10.3.2移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

11.如有违反本制度规定的,公司对其进行行政、经济处罚,严重时移交司法机关。

12.附则。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇三

更的的员工人事档案妥善管理,的保守机密;人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的档案资料,特制定本档案管理办法。

1、员工入职档案:个人简历。

员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案:将员工绩效考核资料按月归类整理。

4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。

1、基础管理。

1.1原则:分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的性、性核查,如有虚假,可不予录用和解聘。

1.3对人事档案按入职分类归档,按在职人员、离职人员整理,并登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号,人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应将资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前,对调入或新的档案都应登记。

1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性,归档的材料鉴别,材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查,存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放,员工编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅。

2、档案的查、借阅。

2.1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,外借;非保密级档案因工作需要查、借阅,须填写《查、借阅人事档案单》(附件三),行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何垮查、借阅人事档案,下级员工查、借阅员工的人事档案。

2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。

2.5人力资源部查、借阅登记,并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

3、查、借阅档案注意。

3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。

4、档案的销毁。

4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案,人力资源部须核对,将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档,登记表永久保存。

本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同。

公司档案管理制度1、局办公室是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作。

2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科(股)室起草,局办公室负责审核把关,登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后,由办公室印刷、装订、发放、存档。

4、积极推行办公自动化,除公文和较大型综合材料、外,一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

5、凡需打印的`材料,须经各业务主管局长同意,明确印制数量、完成时限后,交办公室主任转签微机室工作人员办理,并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

6、收到上级机关或交办的公文,由办公室提出拟办意见,报局长批示,按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

7、办公室负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

8、公文办理完毕后,由办公室根据《档案法》及其他有关规定,及时整理(立卷)、归档、个人不得保存应当归档的公文。

9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

10、文书人员在办公室主任的具体领导下,全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

11、收受文件后,一般性文件由办公室主任签批,重要文件由主管常务副局长签批,然后按签批顺序传递、承办。

12、文件收受及传阅要及时,一般性文件两天之内必须传阅完毕,两天之后文件未传完时,文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件,办公室必须当时送达相关领导,及时落实。

13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

14、严把印信使用关,发文时必须由分管局长同意,然后由局长签批后才可打印并使用公章,平时使用公章,必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用,并做好公章使用登记,介绍信使用必须由办公室主任签批。

15、文书要严格执行借阅,保密等项规章制度。

16、除属名信外,公务信件均由文书拆阅,重要信函,由主任或主管常务的副局长签转。

17、一般业务性工作,各科自行建档保管,重要档案需送办公室统一管理,办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档,统一管理。

18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学,有利用价值。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇四

一、文件材料的归档要求:

1、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交档案室集中管理,任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5、归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律,保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7、归档的文件材料必须为正本,本企业编制的文件应附发文底稿。

8、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10、外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

11、为便于保管和利用,归档的文件材料用的纸张必须优良,纸面清洁,书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限(参照企业档案归档范围及保管期限表)。

三、归档时间:

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2、凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

4、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5、每年形成的会计档案,由财务部及有关部门保存一年,在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6、电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8、声像档案在每次活动结束后整理归档。

9、相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议),在会议结束后归档。

10、外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11、变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

档案借阅是档案室的日常业务工作,是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式,为做好档案管理工作,特制订如下制度:

1、凡本公司有关人员,因工作需要借阅档案者,一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度,取得相关领导签字,同时做登记。

2、本公司有关人员如有实际情况必须借出者,须办理相关手续,超过两天以上归还者,须经领导批准签字。但要如期归还。

3、借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时反映给主管领导。

4、外单位借阅档案者,须持单位介绍信,且经总经理批准后方可借阅,只限在本室查阅,一律不外借,且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

1、凡属密级档案,必须正确地标明密级,并妥善存放。

2、非综合档案室人员不得随便进入档案库房,库房门窗及箱柜应随关锁。

3、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定,不失密。否则应追究责任。

4、凡查阅密级档案,均须办理审批和借阅手续,一般只允许在阅档室查阅,不得带出或复制,确属需要者须办理相关手续。

5、查阅人员对档案内容承担保密义务,违反规定造成后果者必须追究责任。

6、档案人员要忠于职守,认真执行各项保密制度。

7、定期对保密档案保管情况进行检查,发现问题及时处理。

一、档案入库检查:

1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对,做到账、物相符。对破损或载体变质的档案,及时进行修补和复制。

2、入库底图应批边分类装袋,照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。

3、定期对档案保管状况进行全面检查,做好记录,发现问题要采取积极有效措施,保证档案的安全。

1、档案库房未经许可,外来人员不得擅自进入。

2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观,便于调卷。

3、库房门窗须安装窗帘,库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

4、避免光线直射档案,更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施,及时做好温湿度记录,温度应控制在14度——24度,相对湿度控制在45——60%。

6、库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表,库房应专门安装空调设备。

7、库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟,定期检查,杜绝一切发生火灾的可能。

8、档案库房要做到八防:防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9、对库藏档案应经常进行检查,发现问题,及时报告并采取措施予以处理。

10、每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查,掌握档案管理情况,为科学管理积累资料。

1、根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定,编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

2、保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限,保管期限从长。

3、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

4、档案通过鉴定,要求保管期准确,案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确,不完整,应及时责成有关部门修改、补充。

5、销毁档案必须严格掌握,慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定,由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销,防止失密。

档案销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字。

一、档案库房须与办公室、阅档室分开,并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施,以确保档案的安全与完整。

二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物,严禁吸烟和使用明火。

三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

一、认真学习《档案法》,深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策,不断提高自身的业务水平和管理水平。

二、努力学习业务,钻研各类档案理论基础知识,充分掌握综合档案室库存档案的各种情况,做到心中有数,操作自如。

三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作,对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。

四、组织档案网络成员进行业务学习,交流档案管理经验与体会,开展档案工作的检查评比,不断促进档案工作的健康发展。

五、定期向分管领导汇报档案工作,争取领导支持,做好档案工作计划的制订和落实。

六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策,坚持以法治档,忠于职守,全心全意为本部门各项工作做好服务。

二、负责管理本部门的档案,做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

三、积极做好档案的服务利用工作,编制必要的检索工具和参考资料,及时准确地提供利用。

四、做好档案的“八防”工作,确保档案的完整与安全。

五、严格遵守“保密制度”工作,未经批准,不得擅自扩大档案的借阅范围,不得泄露档案的保密内容。

六、负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇五

档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。现在,就来看看以下三篇关于公司档案管理制度的文章吧!

第一条为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济。

合同。

应保留三份原件综合管理部保存一份财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、库存档案必须图物相符,帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二oxx年十月一日起执行。

1、总则。

1、1为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为公司的发展和经营服务,特制定本制度。

1、2本制度所称的档案,是指公司各个部门以及个人在从事工作和经营管理活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种文字、图表、声像等不同形式的资料和记录。

1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。

1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式,共同维护档案的完整与安全,便于公司在经营中的借鉴和利用。

2、1公司的档案工作实行部门收集保管,办公室统一归档的原则。

2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门,对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理,并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。

2、3公司各部门为档案管理的分管部门,负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。

2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员,应保持相对稳定,名单须报到办公室进行备案,各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。

2、5档案工作人员出现工作变动或离职时,应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚,严禁擅自带走或销毁。

2、6所有档案工作人员应忠于职守,遵守公司保密制度,严守公司秘密,不得向无关人员泄露档案内容。

3、1档案的归档。

3、1、1公司应归档的档案资料包括:行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。

3、1、2对于应当立卷归档的材料,各部门须按照规定,定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理,任何个人不得据为已有。

3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外,其它档案资料均由办公室负责整理分类,立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。

3、1、4公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。

3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。

3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作,相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。

3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档,并根据档案的密级和保管期限的不同,分类进行管理。

3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司保密制度,对档案资料进行密级划分,并确定保管期限,上报董事会,经批准后执行。

3、2、5所有档案资料划分四个密级:普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见保密制度。

3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作,档案的存放地点要做到“八防”:防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

3、2、7对于档案的管理和利用,密级的变更和解密,参照国家有关规定执行。

3、3档案的查阅、借阅。

3、3、1公司员工查阅、借阅档案时,应严格办理查阅(借阅)手续,由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。

3、3、2查阅(借阅)密级档案时,如查阅人为保密制度中知晓范围外的员工或公司外部人员,须填写档案查阅(借阅)申请单,经档案管理员审核,批准人审批后方可进行查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。

3、3、3档案查阅(借阅)的批准权限:普通档案由办公室主任审批;秘密级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批,绝密级档案由董事长审批。

3、3、4原则上档案原件概不外借,档案室可对常用的档案资料复制副本,供需要部门借阅,副本在使用部门使用完毕后,由档案室回收、保管和销毁,其处理等同于档案原件。

3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案,不得在文件上作任何标记、标志和涂改,不得损坏档案。

3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制,否则将按照公司保密制度的有关规定予以处罚。

3、4档案的销毁。

3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案,档案工作人员应定期销毁。销毁前,档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任,经办公室主任审核,报批准人批准后,方可销毁。

3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批,机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见档案销毁程序。

3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督,严禁私自销毁档案。

4、附则。

4、1本制度由公司办公室制订,并负责解释和组织实施。

4、2本制度报总经理批准后施行,修改时亦同。

4、3本制度施行后,凡既有的类似。

规章制度。

自行终止,与本制度有抵触的制度以本制度为准。

4、4本制度自颁布之日起施行。

1.目的。

规范全公司的档案管理。

2.适用范围。

分类分部门管理,行政部统一监管。

4.职责与权限。

4.1各部门必须设兼职的档案管理员,规范部门档案管理。

4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次),对违反本制度的部门有权进行处罚。

(1)证照类:如营业执照及各类证照。

(2)文件类:分外来文件和内部文件。

(3)制度类。

(4)合同类。

(5)计划总结和会议纪要类。

(6)财务类。

(7)图纸类:工艺文件、图纸、

说明书。

等。

(8)人事管理类:人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。

6.档案的归口存放部门。

(2)其它档案由归口部门负责存放。

7.档案建档要求。

建立档案时要有档案编号和档案目录。

8.档案装订。

档案须装订成册保存,某些特殊珍贵的手稿、照片等,采用卷盒、相册等保管。

9.保存年限。

原则上公司重要档案永久保存,进行档案销毁时经公司领导批准。

10.1借阅。

10.1.1借阅手续。

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》,经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。

(2)档案归还时,档案管理员填写归还日期。

10.1.2档案借阅审批权限。

(1)证照类:由公司总经理或者其授权人审批。

(2)文件类:由行政部审批,财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。

(3)制度类:由行政部审批。

(4)合同类:由公司总经理或者其授权人审批。

(5)计划总结和会议纪要类:由行政部审批。

(6)财务类:由总经理或者其授权人审批。

(7)图纸类:由总经理或者其授权人审批。。

(8)人事管理类:人力资源部审批。

10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。

10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还,特殊情况不得超过七天。

10.1.5若人为丢失或损坏档案,给公司造成经济损失的,行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。

10.2销毁。

10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准,不得销毁公司档案。

10.2.2销毁前按照清册清点,销毁时由行政部监督销毁,销毁后相关人员在清册上签名,并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。

10.3移交。

10.3.1需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。

10.3.2移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

11.如有违反本制度规定的,公司对其进行行政、经济处罚,严重时移交司法机关。

12.附则。

本制度解释权归人力资源部,经总经理审批后执行。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇六

一、 为规范档案管理,保证小贷、担保业务档案资料(以下简称档案)的安全完整,维护公司及客户的权益,特制定本细则。

二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理,并统一移交档案管理人员编号归档。

三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录,便于资料查询、借阅、管理。

(一)客户档案管理由总经理制定专人负责。

(二)档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、 档案的整理与移交

(一)业务的具体经办人员(项目经理a、b角)为档案移交人;

(七)档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称,双方签字确认;

(八)档案管理员对接收的档案统一编号,并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

(四)档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存;

(五)存档的权证应按项目按项目编号分开保存,且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为20xx鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为20xx鸿借字第001号。

六、档案的借阅

(二)档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐;

(四)档案管理员核对资料完整无误后将档案复位,并登记台帐。

七、本实施细则自颁布之日起执行。学院实验室工作档案管理制度卫生监督档案管理制度工程档案管理制度。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇七

第一条为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、库存档案必须图物相符,帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二o一一年十月一日起执行。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇八

第一条为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、库存档案必须图物相符,帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,必须保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二oxx年十月一日起执行。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇九

1、公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定,以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

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公司的档案管理制度(汇总14篇)篇十

1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的.历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的事记及映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的.会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必须专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

本制度即日起开始执行。

2.客户资料按单元号一户一档建立,按楼层统一存放在客户档案文件柜内。

3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成,退租客户的资料须及时装订另存。

4.每个客户档案均按日期顺序排列,将最新的文件摆在最前面。

5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。

6.客务部每年整理一次退租客户档案,对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。

7.客户档案查阅可向客务主管借出,经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。

8.原始客户档案一般不可修改,客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。

9.客务部档案应积极推行计算机管理,由客务主管设置客户档案管理系统,将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇十一

规范全公司的档案管理。

本制度适用于公司及所属各部门档案管理。

分类分部门管理,行政部统一监管。

4.1各部门必须设兼职的档案管理员,规范部门档案管理。

4.2行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一次),对违反本制度的部门有权进行处罚。

(1)证照类:如营业执照及各类证照。

(2)文件类:分外来文件和内部文件。

(3)制度类。

(4)合同类。

(5)计划总结和会议纪要类。

(6)财务类。

(7)图纸类:工艺文件、图纸、说明书等。

(8)人事管理类:人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。

(1)公司级档案存放在行政部。

(2)其它档案由归口部门负责存放。

建立档案时要有档案编号和档案目录。

档案须装订成册保存,某些特殊珍贵的手稿、照片等,采用卷盒、相册等保管。

原则上公司重要档案永久保存,进行档案销毁时经公司领导批准。

10.1借阅

10.1.1借阅手续

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应出示经公司领导批准的《档案资料借阅登记表》,经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。

(2)档案归还时,档案管理员填写归还日期。

10.1.2档案借阅审批权限

(1)证照类:由公司总经理或者其授权人审批。

(2)文件类:由行政部审批,财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者其授权人批准。

(3)制度类:由行政部审批。

(4)合同类:由公司总经理或者其授权人审批。

(5)计划总结和会议纪要类:由行政部审批。

(6)财务类:由总经理或者其授权人审批。

(7)图纸类:由总经理或者其授权人审批。

(8)人事管理类:人力资源部审批。

10.1.3借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。

10.1.4借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日必须归还,特殊情况不得超过七天。

10.1.5若人为丢失或损坏档案,给公司造成经济损失的,行政部对相关责任人进行内部行政或经济处罚。

10.2销毁

10.2.1公司任何个人或部门非经公司批准,不得销毁公司档案。

10.2.2销毁前按照清册清点,销毁时由行政部监督销毁,销毁后相关人员在清册上签名,并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。

10.3移交

10.3.1需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。

10.3.2移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

本制度解释权归人力资源部,经总经理审批后执行。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇十二

第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。

第五条归档范围:

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取:

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时,档案管理人员要严格检查,如发现遗失、污损、或随意涂改情况的,要追究借阅者责任,并及时报告公司主管领导。

第七条档案的销毁:

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时,必须编制《档案销毁清册》,属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇十三

1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围,交行政部统一管理。

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员收集、审定、整理、立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档,还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件必须留原件存档,书写整齐,用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写,如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印,但原件必须归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制。

1、认真学习专业知识,贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》,热爱本职工作,忠于职守,维护党和国家利益,工作尽职尽责,自觉遵守档案工作各项规章制度。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作,均由文书部门或业务部门进进整理、归档,并定期向本机关档案室移交。

三、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员,统一进行归档文件整理。

四、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后,三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员,统一进行归档文件整理。

五、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原则,由本科室进行整理、立卷、归档。

六、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案,并办理移交手续。

七、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后,在三月末之前移交本机关档案室,并办理移交手续。

为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作,不断提高立卷质量,制定本制度。

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料,按照归档范围和一件一卷的原则,由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整,坚持谁主审,谁立卷的原则,做到案结卷成。形成档案的有机联系,便于查找和利用。

3、国土资源专业档案的立卷,以国土资源专业档案的形成单位为单元,在保持项目材料的完整性、成套性的基础上,按照办件程序所需的.要件和批件,组成案卷。

4、卷内材料要准确一致,整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写5、案卷内要填写卷内目录和备考表,卷内目录置于卷首,备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号,不能有误和遗漏。

7、卷内文件材料要去掉金属物,并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观,不掉张页,采用三孔一线的装订方法。

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切,能够正确反映案卷的内容和成份。

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开,按要求填写案卷封皮,注明专业档案的种类,按保管期限、时间顺序,并编写案卷目录并要求打印,一式三份,于每年五月末之前,要立好前一年的卷,连同案卷目录向本单位档案室移交文书档案归档文件整理制度为做好文件材料的归档文件整理工作,按照《归档文件整理规则》进行整理、归档,结合我局具体情况,特制定本制度。

1、凡本单位工作中形成的各种文件材料,按照归档范围,由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起,永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订,文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订,不许有散页。

3、多份文件为一件的文件排序,来文首先是文件阅办单,然后是正文;发文首先是正文,然后是发文签批单,最后是底稿;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

4、采用年度一-保管期限-一问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期,再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

6、按保管期限对归档文件材料进行编号,一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范,党、政分开,排列清晰,便于查考。

7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写淸楚完整,不得漏项,填写归档文件日期单位数要用0占位。

8、归档文件目录要求打印,一式六份,以备档案进馆时所用。

9、每年五月末之前,要立好前一年的卷,连同归档文件目录向本单位档案室移交。

会计档案是国家档案的组成部分,机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的,是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

1、机关会议档案的整理原则是:财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求,负责装订成册,整理立卷。

2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的,在整理时应该补上,档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷,应由财务部门负责修补和装订,使其达到归档要求,保证归档档案宗卷的质量。

5、会计档案案卷的编号,应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

6、会计档案的排列,要在年度内先把内设机构按先后顺序排好,然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列,一年编一个案卷流水号。

7、拟制案卷标题,要根据会计档案每卷的具体内容进行批制,使其能完整、准确的反映卷内内容。

8、编制会计档案案卷目录,要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份,一份备日常使用,其余两份一并交给档案室。

9、会计档案的归档时间是当年会计档案,在会计年度终了后,可在财务科保管二年期满后,由会计部门编制案卷目录及清册,在三月末之前移交给档案室,并办理移交手续。

声像资料是国家档案资料的重要组成部分,为做好声像档案立卷归档工作,结合我局情况特制定本制度:

1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。

2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案,由形成部门统一立卷,在每年五月前向档案室移交。

3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度,形成规律和联系组卷,使声像档案能正确反映工作实际,便于查找利用。

4、按要求填写好卷内目录,编好号码。

1、凡本单位人员利用档案,须严格履行查阅登记手续,注明查阅目的,用后及时反馈利用效果。

2、外单位的人员查阅档案,必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。

3、因工作需要拟抄录的档案材料,须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。

4、档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时,须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周,到期仍需继续使用,要办理续借手续。

5、如查阅秘密、机密的档案,须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管ju长批准。

6、对借阅的档案,要保持完整清洁,严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管,不准转借他人,对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。

7、查人员要遵守保密制度,严禁把档案内容向无关人员泄漏,违者按有关规定,给予批评教育或纪律处分。

一、利用者利用档案完毕,利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作,对不能当场体现的,利用接待人员要跟踪收集。

二、凡利用者利用档案即时取得效果的,请利用者当场填写利用效果,并签名确认。

三、利用者在利用档案后,无法当场确定利用效果时,应将”利用效果登记表”带回,而接待人员要及时催缴”利用效果登记表”。

四、档案员收回的"利用效果登记表",应及时整理。

公司的档案管理制度(汇总14篇)篇十四

一、文件材料的.归档要求:

1、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交档案室集中管理,任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5、归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律,保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7、归档的文件材料必须为正本,本企业编制的文件应附发文底稿。

8、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10、外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

11、为便于保管和利用,归档的文件材料用的纸张必须优良,纸面清洁,书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限(参照企业档案归档范围及保管期限表)。

三、归档时间:

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。

2、凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。

4、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5、每年形成的会计档案,由财务部及有关部门保存一年,在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6、电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8、声像档案在每次活动结束后整理归档。

9、相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议),在会议结束后归档。

10、外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11、变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

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