最新大型企业文员的工作职责是什么汇总

昆山金科达明光电科技有限公司

一、职位概要：

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。

二、工作职责：

1. 总机电话的转接；

2. 来访客人才接待，并通报相关部门；

3. 传真、快递、邮件、报刊接收和分发；

4. 找卡机的管控、日常维护和报修；

5. 前台区、接待室、会议室、接待室区域5s维护；

6. 更新和管-理-员工电话号码等联系方式；

7. 完成领导交办的其他工作。

三、任职要求：

1. 熟悉商务礼仪规范；

2. 青春靓丽、仪表大方，富有亲和力；

3. 普通话标准，声音甜美；

4. 熟练使用各种办公自动化软件。

四、仪容仪表规定：

1. 上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁；

2. 上班时化淡妆；香水应以淡雅为主，不可过于浓烈；

4. 上班前不得吃异味食品，保持口腔清洁，口气清新；

5. 保持手部干净。指甲不得超过指头两毫米，指甲内不得残留污物；

6. 禁止穿拖鞋，穿皮鞋时应穿袜（无花纹丝-袜，袜口不外露）。

7. 上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。

五、工作纪律规定：

1. 每天上班前10分钟到岗，下班后10分钟离开；

3. 就坐时姿态要端正，入坐时要轻缓，上身要笔直，腰部挺起，目光平视，面带微笑。

4. 不允许有：在椅上前俯后仰摇腿跷脚；双手抱于胸前；跷二郎腿或半躺半坐；趴在工作桌上；晃动桌椅；玩手机；脱鞋；伸懒腰；哼小调；打哈欠\嬉戏打闹等行为。

5. 交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。

六、常用礼貌用语：

1. 礼貌语：您好、请、谢谢、再见

2. 道歉语：对不起、打忧了、请原谅

3. 征询语：请问我能为您做什么吗？您还有别的事吗？请您好吗？

4. 三声服务：来有迎声，问有答声，走有送声

七、工作行为规范：

1、电话接听

a. 听到铃响，至少在第三声铃内接听；

公司！”

c. 对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断他有何需求？

1) 咨询业务

先生（小姐），关于这方面的业务，让我们公司市场应用部吴先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。

2) 推销产品

与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；

无关联业务，则直接回答：先生/小姐，我们公司暂时没有这方面的需要，请您联系其他公司吧，谢谢！

3) 找人

② 通话简明扼要，不应长时间占线。

③ 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；

2、客户来访

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。

a. 单个人问候标准语：“先生/小姐，您好！”

c. 来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“大家好!”

a)

“我帮您联系，请先坐一下，好吗？”

c)

d) 电话联系公司相关接待人员，并引导其道接待室，进入房间，要先轻轻敲门； 进入后介绍双方（介绍时先介绍主人，后介绍客人），退出。

③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出；

④ 在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区；

⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。

3、快递邮包接收

a. 快递邮包在到达通知收件人；

b. 发票签收须慎重，严防丢失；

4、接待用品管控

a. 每月月初及时申请各接待用品，并记录申请台账；

b. 每月最后一日盘点各类接待用品数量，统计当月使用量；

c. 办公用品缺少时，须提前通知领用；

d. 饮料（纯净水）使用、领用须登记。

5、办公室管理

a. 每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明；

b. 每天下班前半小时关闭大厅空调；

c. 每周一8:30更换《外出登记表》；

d. 及时补充总办领导办公室冰箱内饮料；

e. 客人离开接待室、会议室后及时清理卫生；

f. 各类钥匙妥善保管，重要物资锁入柜子；

g. 员工上缴款项妥善保管，避免丢失；

h. 空调开关，投影仪开关等要妥善保管，避免丢失。

2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口，不得出现空岗情况，如有特殊事情需要处理长时间离开，需要安排有其他人员代值，一般代值不超过10分钟。

2、客户接待及信息管理

3、来访客人接待及流程（）

4、电话接听及留言处理（）

1）咨询业务——留下对方的电话号码，由专业人员进行回复，设计或市场人员。

2）推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员

无关联业务，则直接礼貌回拒，告知对方我们没有这方

面的需求，请联系其他公司吧

3）找人—— 问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预

约，再转接至相关人员或部门；如为不明电话则快速结

束电话。

4）留言——记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，

如有重要事情第一时间电话通知到相关人员

5）其他——不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。

5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办

1）熟悉员工手册内容，对新入职员工进行入职培训，引导其熟悉员工手册内容，并遵守公司规章制度，及时纠正新员工违规行为，并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人处，对新员工是否继续聘用做出建议。

3）离职人员在前台处领取离职申请表，离职必须按照公司规定的期限提出申请，否则不予办理任何手续。

6、考勤监督、统计、外出签到监督（）

2）满7天磨合期如批准入职，为其录制指纹，进行指纹打卡

3）每月5日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部，保证统计的真实性、准确性。

4）规范员工外出签到，外勤与填写地点、时间一致，对员工外出进行抽查，及时发现虚填信息，并进行劝导，屡犯者进行相应的处罚。

7、卫生值日执行、检查

1）总经理办公室卫生由前台专人负责，桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生，保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。

2）前台区域卫生：前台为公司形象窗口，保证前台区域物品摆放有序，整洁干净明亮，由前台自行负责该区域。

3）公共区域及其他区域进行排班值日，每天排班1人进行卫生值日，保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序，每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。当天值日完毕后由前台进行检查，有权对卫生值日不到位进行处罚，并责令其重新执行卫生，直到干净为止。由前台口头执行；如当天卫生值日人未提前5分钟完成清洁给予10元/次罚款，未进行卫生之日给予50元/次处罚。以上罚款处罚由财务部当场收入公司得爱心基金。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理，由前台承担以上责任。

8、会议考勤执行及会议记录整理

1）每周五16:30会议、每月最后一个周五的月度工作会议（必须参加），由前台提前10分钟进行通知各部门进行准备，对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录，并执行相关的会议制度。

2）对会议进行记录，尤其是会议的决议决策重点内容要清晰明了，

会议后整理成文档，由会议主持人签字确认并交由综合部存档。

9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试

每天招聘后台进行刷新，根据招聘需求增加职位招聘；对投递的简历进行初步筛选，严格按照职位要求学历、经验等进行，通知符合岗位要求的人员在每日上午午900—11:00之间到公司面试，并对通知人员以电话(或短信)方式告知对方面试时间及地址，注意时间段的合理安排。面试人员到达后让其填写面试登记表（检查是否完整填写）然后送至面试主持人员。

10、花草管理

前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理，月底清点数量并造表报行政部 经理处。

11、名片、工牌制作、通讯录更新

1）各部门名片由前台文员负责统一联系指定印务商家制作，并在三个工作日内制作完成交给名片使用人（满7日磨合期，对有名片制作需求人员进行统计，并由相关部门负责人签字确认）。

2）对通过7天磨合期人员进行统计，在三日内制作完成公司统一的工牌交付其使用。

3）熟记各部门分机号，及时更新员工通讯录，并在新员工转正后以后及时为其开通公司集团小号。每周更新一次，更新后首先发放到综合部，董事长、其他部门依次发放到。

12、门禁系统、水电照明

1）每天早晨前台提前15分钟到达公司，下午下班时检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开；钥匙不得私自转借他人，否则承担因此引起的各种损失或事故责任。

2）每天下班离开时检查所有电脑、显示器 打印机、投影仪、饮水

机、空调电源是否关闭，如有未关闭情况要警告到电脑使用人，禁止再一次发生类似情况；检查完毕正常关闭机房总电源。

13、 物资管理、报刊收取

1）公司邮件、包裹收发：因工作需要所寄出的'邮件由前台文员联系相关快递公司，员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认。

2）a4纸的保管，领用人到前台处签字领用，注明领取张数、用途等，严格控制纸张的使用，严禁打印私人文件或与工作无关文件，避免造成比必要浪费。

3）公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室，如遇休息提前安排其他人员进行收取。

14、办公设备初级维护：打印机、复印机及时加粉，要有备用墨盒与硒鼓，对于需要工程维修设 备及时联系维修，确保办公设备能正常运转。

15、其他未尽事宜进行补充

以上工作内容与绩效工资挂钩进行分级考核。考核分为 ,a、b、c、d四级，考核首先由当职者进行自述，部门负责人进行核准，总经理进行复核。以最终累积级别居首者为最终评定级别。a为优秀，b良，c为合格，d为差，得a者领取100%岗位工资，得b者领取90%岗位工资，得c者领取80%岗位工资，得d者不领取岗位工资。且连续三个月得a者可直接参与“优秀员工”评选，一年中有六个月得a者可得全额年终奖连续三个月得d者自动离职。

以上内容已详尽阅读并竭力完成工作任务：

(1)

1、客户接待及信息管理

客户回访流程：后门当班前台文员回访前一天上门客流——录入客户档案——如有异常来源客流转存《异常上门客户登记表》——交至行政主管回访审核。

2、办公用品管理流程

电话充值：持卡人至前台充值——详情登记——持卡人签字确认。

3、门禁管理

加班钥匙管理：前台文员负责锁闭所有通道门（除洽谈区左通道门），确保各通道门已正确上锁，加班钥匙必须落实到个人并完整填写《钥匙领用登记表》。

4、物资管理

域的水电照明设备，发现损坏或异常情况立即内上报；本着开源节流的原则督促改进用水用电浪费现象，由前门当班文员负责洽谈区域的灯光正常照明，每相隔半小时后门当班前台巡查楼层区域内所有照明（家具、主材区域），如非客流高峰，保证正常照明，大功率照明关闭；下班后，除办公区所需照明，其他区域照明电源关闭。

前台文员的工作一般都是客户或来访者进门，前台就要马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。以下为大家介绍前台文员的工作内容及工作方法，供参考。

前台文员负责对接听电话、接待来访、处理其它日常的工作。

工作内容

（一） 接听电话

接听电话后的第一句问候语：“您好，这里是，

1.处理外界联系业务（或推销）电话：原则上是拒绝。

对于此种电话，前台文员须先问三个问题：

你是哪里？――询问公司名称。

你贵姓？

有什么事?――了解目的。

2.处理找人的电话：要先问三个问题

（你是哪里？你贵姓？有什么事）

（二） 前台接待

1. 客户来访：前台文员先进行来访登记，然后立即通知相关的销售人员（或销售部经理）到前台来接待，客人走时登记离开时间。

2. 求职者面试：通知相关招聘人员前来接待。

（三） 销售代表：由招聘部招聘专员专门在前台接待

（四） 销售经理：总经办

（五） 招聘经理、招聘专员：

外来访客：了解探访对象，进行来访登记。

（1） 要先问三个问题（你是哪里？你贵姓？有什么事？）

（2） 属于媒体（杂志、报刊、电视台等）

（３） 属于参观客人，先询问是与谁联系的

送货人员：电话通知相关的采购人员验收货物。

(1) 属于电脑设备、网络设备，通知网管

(2) 属于办公用品，通知人事行政助理

（三）日常工作

1.开关射灯及办公区域照明。

2.来访人员的出入登记表

3.每日更新销售人员分机表。

相关表格 《员工分机表》 《来访出入登记表》 《员工出入登记表》

处人待事合理，很好的处理好公司前台接待就是好前台

你理解的前台是做什么的？

前台的工作非常琐碎，但同时也是公司运营中最重要的一部分。

首先前台是一个公司的门面，每个来公司的人最先接触到的就是前台（也包括打电话）所以前台的素质、语言、行为、举止是直接代表公司形象的。都应使用礼貌用语（参照五星级酒店前台及电话总机）

大概这些，你先做好第一条，其他的只要你有一颗热爱公司的心就是把公司当作自己爱惜的家，老板的事当作是自己的事，其他的同事当作自己的兄弟姐妹，你在大家的眼里自然就是勤奋，好学，懂事的应届大学生了：）

我做么？”一般得到的回答都应该是“没有你走吧”

行政文员(行政助理)工作内容，请阅读。

1、负责公司纪律的制定和监督；

2、负责部分计算机打印和复印；

3、负责公司考勤制定和管理；

7、负责制定并监督公司车辆使用管理制度；

9、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。

11、负责完成行政部经理临时交办的其他任务。

1. 时刻坚守在前台工作岗位，遵守公司的各项规章制度，做好本职工作，不得随意离开。

2. 负责日常来访客人的接待和登记工作，应大方得体，礼貌待人，建立《来访客人登记表》，及时登记。问清客人来意及本公司接洽人，来访人员在公司一楼会客厅等候和会见，不要进入办公区域内，谢绝闲杂人员、推销人员进入公司。

3. 普通话标准，及时、准确地接听、转接电话，礼貌亲切，简洁清晰。 4. 负责公司的文件处理工作，打印、复印、传真的收发。

5. 监督公司员工的考勤打卡情况，不允许发生代替他人打卡的现象。 6. 每月统计公司员工的考勤情况，并交财务部核发工资，考勤资料存档。 7. 监督员工工作时间的外出流向，登记外出时间、地点、事由。 8. 负责公司前台区域的清洁卫生。

9. 负责管理好公司的植物、观赏鱼等日常维护工作。 10. 负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作。 11. 负责公司办公用品的收发工作，做好办公用品出入库的登记。 12. 做好公司宣传板报的出版工作。

13. 负责公司安全，每天下班前认真检查各个门窗，水，电，办公设备等，窗户要挂钩锁好，门要反锁，断开电源。

14. 统计和核实公司各人员的年公休假及病、事假情况，并保管好请假条。 15. 管理办公各种办公设备,合理使用并提高设备的使用效率,提倡节俭。

前台接待工作流程及注意事项

一、岗位职责

1、服从上级主管领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务；

4、负责电话、传真的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、归档；

5、配合上级主管领导完成部分文件的打印、复印、文字工作；

6、负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养；

8、负责员工外出行程记录的日常管理工作；

9、对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见；

10、面对各种突发状况时，应冷静对待，并及时联系主管领导进行处理；

11、完成领导交办的其他或临时工作。

二、仪容仪表要求

1、上班期间需穿着公司定制的工服上班，如出现特殊情况，应

穿着相对正式的服装，并保持着装清洁整齐；

4、常剪指甲，保持清洁，不得留超长指甲，指甲内不得有黑色物状；

5、保持口气清新自然无异味；

6、上班期间应化淡妆，但不得有夸张的浓妆出现；

7、保持良好的站、坐、走姿。站时需挺胸收腹沉肩，坐时不得前仰后靠，不得摇头晃脑，东张西望。

三、接待流程

1、寻常来访客人的接待：应立即招呼来访客人。应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意。主动热情问候客人，打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切。

3、接待客人时的注意事项：

（1）客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

（2）客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮茶水。（不能让客人在公司内部随意走动，特别是办公区域，告知客人在接待区等待（如会客厅、大会议室）。

4、不速之客的接待：有客人未预约来访时（或特殊客人的来访），不要直接回答要找的人在或不在，而要告诉对方：“让我电话联系看看他是否在公司。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。

四、接待礼仪

3、与客人交谈应站立端正，讲究礼貌，不左顾右盼，低头哈腰，

五、前台接待流程图

六、前台专员接待流程图

七、电话接听和拨打礼仪

1、拨打电话时：

（1）选择恰当的拨打时间，以不影响对方工作和休息为宜；

（3）通话时集中沟通主要议题，提高通话效率；

（4）结束通话时，以主叫方或尊者先挂断为宜。

2、接听电话：

（2）拿起话筒，主动问好，然后进行交谈；

（3）接听电话时，温和应答；

（4）如遇对方误拨的电话，应耐心说明，不可恶语相加；

（5）如替他人接听，应做好记录并及时转达。

八、来电转接流程图

九、来电处理流程图

金土地集团：综合管理部

2015年5月7日