优秀注意查收邮件范文（13篇）

征文的主题可以涉及到生活、社会、文化、科技等各个方面，丰富了作品的内容和主题。在写征文时，我们可以适当运用比喻、引用等修饰手法，使文章更具有文采和表现力。以下是小编为大家汇总的一些令人共鸣的征文作品，希望能够给大家带来思考与启迪。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇一

尊敬的领导：

衷心感谢您在百忙之中翻阅我的这份材料，并祝愿贵单位兴旺发达，蒸蒸日上!我叫，是xx学院工商管理系x届的应届毕业生。

本人在校学习期间，注意思想品德修养，严格要求自己，积极参加党校学习班，积极参与政治理论学习探讨，同时，我积极向党组织靠拢，已加入中国_。积极参加社会实践活动，学习成绩良好。四年的大学学习，我系统地学习了工商管理专业理论及相关知识，具有了较强的理论素养，并在实践过程中将理论与实际结合，具有一定的理论联系实际能力。为了进一步完善知识结构，拓宽知识面，我认真学习本专业开设课程，努力提高专业理论水平和实践操作技巧，力求理论知识的纵深化。通晓英语，已通过国家四级英语考试，曾参加过英语口语培训。此外，我坚持以企业管理、市场营销专业知识为核心，积极涉取相关知识。

本人性格开朗，热情诚实。在校期间，学习之余，我积极参加篮球、乒乓球等多种体育运动，锻炼了我强健的体魄，为今后的工作打下了坚实的基础;长期担任学生干部，历任学习委员、组织委员、党章学习小组组长、院重点学生课题组组长等职。我工作热情肯干，实际广泛，为了将自己所学的书本知识同实际应用相结合，我还利用假期进行多种形式的社会实践活动，取得了明显的效果，积累了一些社会工作经验。

尊敬的领导，作为新世纪的应届大学毕业生，我始终承认：初出茅庐的我缺少许多经验。但我坚信：通过努力，我会以最快的速度赶到时代的前列，未来的我将以实际行动去证明自己的能力，考验自己的意志，接受一切新的挑战，以回报贵单位对我的知遇之恩。我真诚希望贵单位能给我一次机会，让我有一份能展现自我的空间，我必将与同事们精诚合作，为贵单位的发展尽自己的绵薄之力。

求职人：

20xx年x月x日。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇二

邮件主要功能：

使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。

能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功。

充当意见不和、起争端时的证明。email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

关于邮件拟订、发送原则：

原则：尊重他人时间

在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是：只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

关于邮箱名字：

如果你不用于职场，不用于商务信函，你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流，就不行。如果没有公司统一的邮箱，自己的qq、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历，我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件，一定不要让收件人猜猜你是谁。

关于邮件主题：

发送邮件要拟订一个主题，让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。

主题如此重要，建议：

要简洁，不要很长一段话才能表示 ，更不要直接把正文写在主题栏里;

要真实反应邮件主题的重要性，不要随便使用紧急标识;

一封邮件一个主题，不要大杂烩;

千万不要出现错别字;

回复邮件太多次时最好修改主题，防止“re：re：re：”这样叠加盖楼。

关于称呼和问候：

邮件的开头应当称呼和问候收件人，第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。

建议：

恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件，有职务一般按职务尊称，如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的，可以称呼先生/女士，搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件，可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件，按西方商务函电规矩进行。

邮件的开始结尾一般都有问候，简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。提醒您，结尾一般简单来说用”祝顺利、平安、安好，颂 商祺之类的就可以。

关于邮件正文：

正文很关键，基本要求是简明扼要、行文通顺。

用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰，最好不要出现晦涩难懂的语句。

如果具体内容确实很多，正文最好只做摘要介绍，单独写文件作为附件进行详细描述。

如果必要，正文用序号列表，以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。

一封邮件交待完整信息，不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充，标以更正、补充，容易引人反感。

尽量避免错别字或拼写错误。

合理提示重要信息。重要信息要特别提示，但提示切忌没有重点，更不要满都是红色、加粗、斜体的提示，恐影响收件人阅读邮件。

选择合适的字体，不要太大，也不要太小。同时邮件中一般不要使用：)之类的笑脸字符。因为在商务邮件特别是对外邮件中，这样的字符显得有些轻佻。

关于邮件附件：

如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

如果附件过大(不宜超过2mb)，应分割成几个小文件分别发送。

关于个性签名：

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

回复邮件的技巧：

如果公司里邮件交往是一种常用方式，建议每天查看邮箱并养成习惯，不要错漏紧急或重要信息。也不要等大家发了邮件后，反复电话、短信提醒你收邮件啊收邮件。

及时回复。收到他人重要邮件之后，要及时回复以示尊重。理想的回复邮件时间是2小时，特别是对于一些紧急、重要的邮件。如果事情复杂，无法及时确切回复，可以及时回复说“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复”等等。总之及时回应，哪怕只是确认一下收到。

现在邮件一般都有收件回执功能。如果你在休假，可以设置自动回复功能。但如果没有休假，最好不要设置，否则别人不知道你到底有没有收到邮件。

有针对性的回复。

回复邮件，字不要太少，一般不少于10个字，如“嗯”一个字之类的就不要来了。

如果同一问题反复邮件往来说不清楚，建议电话沟通或面谈。

要注意回复和回复全部。邮件里回复功能是指回复本人，若点回复全部就是回复所有的人。

懂得区分收件人、抄送人和密送人。

收件人就是to为邮件主送人，主要由本人进行处理;抄送人cc一般指需要知道这回事的人，一般无回复处理的义务，但若cc的人有建议可以回复;密送人bcc，收信人不知道你bcc了谁，可能用于非正式场合，职场中一般不用bcc。

发送邮件时要注意的礼仪

及时回复email。收到他人重要邮件后，即可回复;理想回复2小时内(紧急重要邮件)。不是每封邮件都立即处理，占用时间太多，对于一些优先级低的邮件可集。复杂邮件不能及时确切回复时，不要让对方苦苦等待，及时做出相应，哪怕只是确认一下收到了并正在处理等。

针对性回复。当回复问题列表邮件时，应把问题单抄上，并逐一附上答案。进行必要阐述，让对方一次理解;避免反复交流，浪费资源。

回复认真对待。对方发来一大段邮件时，回复字数不能过少，“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼，非常不礼貌。

不要同一问题盖高楼。如果re太多，说明交流不畅，没说清楚。此时应电话沟通后在做判断。

较复杂问题，多个收件人频繁回复发表看法后，应立即对讨论结果小结，删减瘦身，突出有用信息。

区分reply和reply all。如果只需一人知道，reply;如果发信人提出的要求需要有结论，reply all。如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见，不要当着所有人的面不停的re，应于发件人单独沟通，有结果后再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

主动控制邮件往来。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇三

（1）在地址栏虚准确无误地键入对方的邮箱地址，并简短地写上邮件主题，以使对方对收到的信息先有所了解，在消息板块上撰写时，应遵照普通信件或公文所用的格式和规则。

（2）可以尝试在撰写电子邮件时，先在脱机状态下撰写，并将其保存到发件箱中。然后在准备发送时再连接网络。这样可以尽量避免邮件编辑、发送的错误。

（3）不可随便发送无聊、无用的垃圾邮件，以免导致阿络拥挤和影响他人正常工作；对于他人所发来的并要求转发的连环电子邮件，一定要给予拒绝。

（4）尽量避免发送涉及工作机密内容的邮件，也不可将本人邮箱的密码随便透露给他人。

（1）应定期打开收件箱查看有无新邮件，若有新邮件应及时回复，因为特殊原因未能及时回复的邮件在回复中应向对方致歉。

（2）尊重他人的隐私权，对于别人发给自己的信件不可随意转发。

（1）定期整理电子邮箱，对于已经无用的信件给予及时删除。以免有新邮件而接收不到。

（2）对于重要的信件，应复制成其他形式，更为安全地保留，不要一直放于邮箱中，这样容易丢失和被盗取。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇四

添加邮件主题是电子邮件和信笺的不同之处，在主题栏里用短短的几个字概况出这跟个邮件的内容，便于收件人衡量邮件的轻重缓急，分别处理。

尤其是回复的信件，要注意添加，或者更换邮件的主题，最好写上来自xx公司，年，月，日等方便对方一目了然和便于储存。

许多人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是你应该知道我是谁；有时至多用个你好这些都是不礼貌的做法。

正确的做法是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/小姐。当然十分熟悉的情况下，可以用双方都习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是，通常用您好比用你好更有礼貌，除非确定自己是上级或长者。

比较忌讳的是有些人管所有人都叫经理。普通员工当然高兴了。但是会冒犯比经理职位高的人。

通常称呼他人可省去副字，但尽量不要跳级，更不可给人降级，例如对方是副经理，可以称呼姓氏+经理；但不要称呼姓氏+总；而如果对方是副总裁，则不可称呼对方为经理或总经理。

这样写邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用标准的文法，这还是种文字沟通方式，遵守尺度的文书规范是一种职业礼貌。

比如有位女士收到过这样一封邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，他其实没有必要知道这些讯息。

留意回答题目的技巧，当回件答复题目的时候，最好只把相关的题目抄到回件，然后附上谜底。也不要仅仅以“是的”二字回复，那样太生硬了。而且让读的人摸不着头脑。

收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。

最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。

有的人整邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清晰的感觉，不想看下去，从而自然影响处理的效率。

推荐的方式是，尽量在一个显示页面完成全文，一段一个核心意思，然后空行写第二段；如果说的事项较多，建议加上序号，但一次最好不超过三项，否则不容易记住。

当然，如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等，则为最佳。例如对方均是五十多岁的领导，可以适当调大字号，以便对方阅读，从而也提高了回复效率。

有些人没有感谢的习惯，而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助，还是只是告知，都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作，说句感谢就能表明自己有修养；更何况自己请对方帮忙呢。

不署名，言外之意，对方应该能从邮件地址判断出自己是谁，或者不用那么客气，而这样做会给对方造成很多不便，也较影响办事效率，想打电话沟通具体事宜时，还需要再查找。

发件人切忌以自我为中心，自认为了解对方的圈子，其实不然，有时真的不知道是谁发来的邮件（更不用说现在有那么多酷极了的网名），耽误了事情。

署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。而且最好事先设置好签名档，附上自己所有方便的联络方式，一劳永逸。

养成良好传送习惯：

除非是熟识的人，否则收信人一般无法从账号解读出发信人到底是谁，因此标明发信人的身分是电子邮件沟通的基本礼节。有许多人将自己的身分设计成一个附着档案，每当发信出去时，此档案也将自动地贴附该讯息后面。我们希望针对"身分设计"强调两点注意事项：

（1）："身分设计"应充分代表发信者自己，无论是引用文学名作词句或以图绘表示，都必须真实且充分地反映自己。

（2）：切勿过度装饰自己的"身分设计"，例如引用名作太多或图绘太华丽等等均会妨碍电子邮件的正常沟通效益。

进行网际沟通时，一般日常生活中的行为准则亦须遵守。因透过计算机系统，要撷取、复制或篡改他人作品是相当容易的，因此在网际空间中对于智慧财产权的尊重是非常重要的。凡是引用或改编他人文字或图绘作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重。

传送冗长文字与大型图绘均会占用大量的频宽，造成网络塞车。为避免浪费网际空间使用者的宝贵时间，应谨慎考虑传送讯息容量的大小。

在若干电子邮件系统中，由于「附件」功能的缺乏或不成熟，会造成使用者无法顺利阅读文件。使用者经常会因不便而直接去除来函，以致丧失沟通功能。如果附件内容不长时，请直接撰写于信件中。若一定要使用附件功能，也须注明附件的撰写软件，例如："本信附件内容撰写软件为word 6.0 for windows"。

勿一再传送相同的讯息给相同的对象，这不仅会使网络超载而降低传输速率，同时占用他人的信箱容积。此外，传送电子信件时也须注意，不要分别发送相同的讯息给多个组群（group），因为有不少网络使用者同时隶属于几个不同的电子邮件组群，如此一传送，这些使用者势必会重复收到相同的讯息。若要传送邮件给多个组群，请一次传送完毕。

电子邮件传送时会以所用计算机的设定日期与时刻来标示信发送的时间，为避免不必要的误会或窘态发生，使用者须定期检查计算机系统时间与日期之设定是否正确。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇五

标题要提纲挈领，添加邮件标题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3..最好写上来自xx公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“x!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要rere一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dearxxx”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个bestregards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长大论。

4.一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

businessemail不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2mb)，应分割成几个小文件分别发送，

1.只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体

中文用宋体或新宋体，英文就用verdana或arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。

邮件的结尾签名：

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越re越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的re来re去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行!

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用邮件的发送，抄送，密送：

要区分to和cc还有bcc(区分收件人、抄送人、秘送人)

的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而cc的人则只是需要知道这回事，cc的人没有义务对邮件予以响应，当然如果cc的人有建议，当然可以回email。

3.而bcc是秘送，即收信人是不知道你发给了bcc的人了的。这个可能用在非常规场合。

，cc中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将re了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇六

收到他人重要邮件后，即可回复;理想回复2小时内(紧急重要邮件)。不是每封邮件都立即处理，占用时间太多，对于一些优先级低的邮件可集。

复杂邮件不能及时确切回复时，不要让对方苦苦等待，及时做出相应，哪怕只是确认一下收到了并正在处理等。

当回复问题列表邮件时，应把问题单抄上，并逐一附上答案。进行必要阐述，让对方一次理解;避免反复交流，浪费资源。

对方发来一大段邮件时，回复字数不能过少，“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼，非常不礼貌。

如果re太多，说明交流不畅，没说清楚。此时应电话沟通后在做判断。

如果只需一人知道，reply;如果发信人提出的要求需要有结论，replyall。

如果你对发件人提出的`问题不清楚或有不同意见，不要当着所有人的面不停的re，应于发件人单独沟通，有结果后再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇七

电子邮件在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。我们都应当讲究有关电子邮件的礼节，别让电子邮件出笑话。电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。尤其在商业界，我们崇尚信誉、掌握时机及合作分工，信奉顾客至上，着重与顾客的沟通，以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节，一些邋遢懒散的习惯，不仅会引起员工的窃笑，更容易在顾客面前闹笑话。在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。

1) 标题要提纲挈领，切忌使用含义不清、胡乱浪漫的标题，例如：“嘿！”或是“收着！”

添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。尤其是回复的信件，要重新添加、更换邮件主题是要格外注意的环节，最好写上来自xx公司的邮件，年、月、日以便对方一目了然又便于保留。

2) 电子邮件的文体格式应该类似于书面交谈式的风格，开头要有问候语，但问候语的选择比较自由，像“你好”、“hi”，或者仅仅是一个简单的称呼，结尾也可随意一些，比如“以后再谈”、“祝你愉快”等；也可什么都不写，直接注上自己的名字。但是，如果你写的是一封较为正式的邮件，还是要用和正式的信笺一样的文体。开头要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”结尾要有祝福语，并使用“此致/敬礼!”这样的格式。

3) 内容简明扼要，针对需要回复及转寄的电子邮件，要小心写在电子邮件里的每一个字，每一句话。因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心，如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重，还要定期重新审查你发过的电子邮件，评估其对商业往来所产生的影响。

4) 一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说：我最近收到一份电子邮件，其中包括了辗转收送的十二个人之姓名，我实在没有必要知道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者(bc) 取代附件收信者(cc) 方式，或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容，例如：原件中摘要(memo to) 部分之主题、地址及日期等。

注意回答问题的技巧。当回件答复问题的时候，最好只把相关的问题抄到回件 ，然后附上答案。不要用自动应答键，那样会把来件所有内容都包括到回件中﹔但也不要仅以「是的」二字回复，那样太生硬了，而且让读的人摸不着头脑。

5) 合宜地称呼收件者，并且在信尾签名。虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节，包括在信件开头尊称收信者的姓名，在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话，以方便收信者未来与你的联系。越是在大型的公司，你越是要注意在自己的邮件地址中注上自己的姓名，同时在邮件的结尾添加个人签名栏。人们通常会把邮件转发给过多的人，打开邮件箱你可能发现有一半的邮件是与你无关的，删除它们费时费力，所以在转发前要做一下整理，把邮件的数量控制在最校条件允许的话要每天检查自己的邮箱，及早回复邮件。重要邮件发出后要电话确认。另外，重要的机密和敏感的话题不要使用电子邮件，因为它不能保证严守机密。

6) 切忌全文使用英文大写字母。这样写成的邮件太强势，甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟，这仍是种文字沟通方式，遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇八

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题。

3.. 最好写上来自xx公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“x !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要re re一大串。

8. 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

二、关于称呼与问候

1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear xx-x”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2． email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个best regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

三、正文

1. email正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2. 注意email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！

3. email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

business email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)

四、附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过大（不宜超过2mb），应分割成几个小文件分别发送，

五、语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用verdana 或 arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。

六、结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1. 及时回复email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3. 回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越re越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5．要区分reply和reply all（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的re来re去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送，抄送，密送

要区分to和cc还有bcc（区分收件人、抄送人、秘送人）

1． to的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2． 而cc的人则只是需要知道这回事，cc的人没有义务对邮件予以响应，当然如果cc的人有建议，当然可以回email。

3． 而bcc是秘送，即收信人是不知道你发给了bcc的人了的。这个可能用在非常规场合。

4．to，cc中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将re了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

邮件发送技巧：to, cc, bcc（收件人、抄送、密送）

to（收件人），cc（抄送），bcc（密送）都放谁哟？

1. 发送会议记录

俺们这样的小助理，经常要做各种会议记录，与会者，有该来的没来，有不该来的来了的，以前我都乱发一气，把他们全部都放到收件人一栏里，抄送栏里只放我的直属上司。 to（收件人）一栏，放的是所有到场的与会者，不管该来的还是不该来的，只要出席会议，就有权收到会议记录；cc一栏，放的那些应该知道会议内容的大领导，集团董事，总经理，以及那些应该来开会而没来的。

从那以后我一直按照这个原则发送会议记录，前一阵子，我老板夸我发邮件很专业。

2. 发送通知，内部通讯录等知会性文件

以前，我觉得这些东西所有人都应该知道，把公司所有有邮箱的人全部放到收件人，每次都觉得头昏眼花，而且那会儿不会设置outlook群组。而且感觉把总经理也放到收件人一栏不太合适哎。

现在，发送这些知会性文件，我在收件人一栏里放所有部门经理的邮箱，并在邮件内容里提到“please share with your department”，接着在抄送栏里先放上总经理，我老大，等这些领导，然后（这也很关键哦）再放上各部门行政助理，因为是知会性文件，部门行政助理有这个责任帮助部门经理将信息传达给大家。

3. 给单个部门外的同事或领导发邮件

有时，别的部门会向我咨询一些信息，回复的时候收件人当然是那个同事或领导，抄送一栏里，我必定要放上我的直属上司，这至少有三个含义：一个是体现对上司的尊重；二是cc给上司他没有反应表明通过他批准了（如果他不批准，马上会回复澄清，而不会被蒙在鼓里，把上司蒙在鼓里然后还被上司知道的下场，很恐怖的）；三是让上司知道你都干了什么，不做默默奉献的老黄牛。

此外，抄送一栏里还要放上对方上司的邮箱，这个道理和上面是一样的，如果这位同事做了什么不该做或越权的事情，ta的领导知道了不仅仅会迁怒于那个同事，也会迁怒于你，虽然不是你的上司，也不要得罪的好。

而且，如果是要求对方做的.事，你抄给自己领导是为了以后领导能保护你，抄给对方领导是给对方一个威慑力。

不知道大家是不是都跟我一样，在初入职场的时候总是丢三落四的。有一次一个大领导管我要一个文件，我毕恭毕敬发了过去"dear mr....please see the attached...."，不到5秒钟，他立马回复"where???"这一连串的三个问号害我做了好几天噩梦。

所以在发送带有附件的邮件之前，收件人、抄送栏里我都是空白的，先写邮件正文，然后附附件，仔细检查了一遍确认无误然后再挨个放上收件人、抄送，最后再看一遍，检查一下附件是否准确，然后再发出去。

还有一个小诀窍哈，只要设置了outlook的电脑，对你要发送的文件点右键，就会有一个“发送到――邮件接收者”，然后就自动跳转到发邮件页面，附件也自动附上了，速度快又准确。缺点是这样发送邮件的话，原来设置的签名就没有了，而且只能发送出去后才能再回到outlook收件箱，很多大公司要求设置标准邮件签名的，尤其是对外邮件，所以这个只适合内部发送文件。

门道三――bcc（密件抄送），危险又迷人

之所以说bcc迷人，因为确实觉得很有意思，你能在收件人不知道的情况下神不知鬼不觉抄送给其他人。

那会儿，在餐厅吃饭偶尔听到一个销售部的助理抱怨要给二百多个客户发产品信息，又不能让对方知道还发给别的客户了，不停的转发转发，一天不干别的了。我很奇怪问她，为什么不用bcc？她问bcc是什么呀。我详细跟她说了，她乐坏了，说原来邮箱还有这个功能，那她就好办了。

bcc，有时别的部门领导或同事问一些比较隐晦的信息，而又不方便公然把我老板放在抄送栏，就可以用这个功能。领导能做到心里有数。

之所以危险是因为outlook里还有一个“全部答复”的功能，你将那个人放到密件抄送里，当然不想让收件人知道你发给密件抄送的人，而密件抄送的那个人有时没注意看自己的位置在哪里，事情到节骨眼儿上一着急就答复所有，这样你的小心计就付诸东流了。

曾经有一次，两个部门经理打架，在邮件上争得不可开交，不同的是甲密抄送给总经理了（估计心里的小九九是让总经理了解事情真相），而总经理一着急就直接答复所有澄清这事，乙则怒了，觉得这么小的事情还bcc给总经理，这个甲也太小人了，从此和甲结下了不解之仇，到现在还无法坐到一个会议室开会。

所以bcc的时候，最好提前知会一下被bcc的那个人，说明是密件抄送给ta的，如果ta要介入，谨慎一点。

补充一点――“收件箱”“已发送”邮件分类整理

我想，大多数用邮箱的应该都很好的将收件箱分别建立文件夹，分类管理邮件，有个小诀窍要说一下哦，发送邮件也应该分类管理。

收到的邮件多，发出去的自然也不少。发送出去的邮件，可是各种白纸黑字的凭证，只要是发送出去工作邮件我都分门别类弄好。

前几天，有个马大哈经理第三次管我要一份文件，他总是不愿意自己整理邮件，更懒得在自己的电脑里找，把我当免费数据库了，我对此很反感。我生气，但我指责他是不对的。于是我把之前第二次给他发送的邮件找出来，在那邮件的基础上再转发一次给他，然后cc给我上司。

开会的时候，上司特意提醒那经理，以后文件分门别类保存好，别让xxx（我）老给你发，做这种重复的工作，浪费她的时间。哦也，胜利。这要归功于我把发送的文件也都分类整理，省去了找来找去。

这点在催促对方做事的情况下也是非常管用的。曾经有一次这个部门老大去催那个部门老大处理一个问题，每次都是把原来发送的邮件找出来，再发一次，最后总经理出来说话了：为什么都询问了三次事情还没解决？那个部门老大马上就毕恭毕敬办了。

补充二点――主题千万不要忘了呀

这是最基本的了吧，主题一定要写。不仅是方便对方阅读，方便对方分类，将来自己查找邮件的时候方便查找。不写主题的邮件，看起来太头疼了。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇九

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇十

邮件至今还是一种很流行的通信方式，下面就让本站小编给大家介绍邮件礼仪的注意事项吧!

标题要提纲挈领，添加邮件标题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要rere一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

开头结尾最好要有。

问候语。

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个bestregards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意email的论述语气。

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息。

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息。

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。

businessemail不是你的。

情书。

所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合比如现在-:)。

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大(不宜超过2mb)，应分割成几个小文件分别发送，

邮件语言的选择和汉字编码：

1.只在必要的时候才使用英文邮件。

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体。

中文用宋体或新宋体，英文就用verdana或arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。

邮件的结尾签名：

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的。

座右铭。

或公司的宣传。

口号。

但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档。

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

1.及时回复email。

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2.进行针对性回复。

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3.回复不得少于10个字。

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越re越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5.要区分reply和replyall(区分单独回复和回复全体)。

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的re来re去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行!

6.主动控制邮件的来往。

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用邮件的发送，抄送，密送：

要区分to和cc还有bcc(区分收件人、抄送人、秘送人)。

的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2.而cc的人则只是需要知道这回事，cc的人没有义务对邮件予以响应，当然如果cc的人有建议，当然可以回email。

3.而bcc是秘送，即收信人是不知道你发给了bcc的人了的。这个可能用在非常规场合。

cc中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!

5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。

6、转发邮件要突出信息。

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将re了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇十一

1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。

2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的.功。

3、充当意见不和、起争端时的证明。email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。

优秀注意查收邮件范文（13篇）篇十二

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用„才能显示完你的标题。

3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”

5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要rere一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候。

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“dear”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2.email开头结尾最好要有。

问候语。

最简单的开头写一个“hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个bestregards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

正文。

1.email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须。

通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2.注意email的论述语气。

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

3.email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.一次邮件交待完整信息。

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.合理提示重要信息。

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。

businessemail不是你的。

情书。

所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合比如现在-:)。

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优秀注意查收邮件范文（13篇）篇十三

首先要提醒求职者的，就是千万不要把简历只放在附件里发出去，因为这在很多时候，都相当于自己给自己的求职成功率上打了一个折扣。一个职位的招聘信息发出去后，会有大量的应聘邮件塞进邮箱，这对于hr来说简直是对耐心的巨大考验。当他好不容易熬到打开你的邮件，居然发现还要再打开附件才能看到简历。要知道，打开附件又需要一段“漫长”的时间，很可能就在这段时间里，hr终于不耐烦了，轻点鼠标“删除”了。

2.对照用人单位的要求写简历。

如今教写简历技巧的书很多，其实，有一个最简单的窍门，就是对照着用人单位刊登的职位招聘要求写简历。很多求职者都忽视了这一点，罗罗嗦嗦写了很多，但其中对上用人单位胃口的却很少。用人单位要的`是什么，不就是招聘广告上的那几点吗?所以，研究他的招聘要求是很重要的。

3.用私人邮箱发主题鲜明的应聘邮件。

确实，每天都有大量的应聘信件，放眼望去，满目的“应聘”字眼。要在第一眼就和hr对上，建议在邮件主题上做点文章，突出自己的应聘优势。如要应聘的是市场部经理，对方要求是最好有4a广告公司经验，而你正好有，那么在邮件主题上就写上“具有5年4a广告公司市场部管理经验”。当然这种邮件是针对用私人邮箱发送的，如果是直接通过招聘网站上的系统发送，那么对方收到的只能是统一的“应聘**”的字样。所以建议应聘者，如果非常中意对方公司，不妨用自己的邮箱发送简历。

4.在招聘网站填写资料时姓名一栏加上简短的特长自述。

如果是用招聘网站系统发送，建议求职者在填写招聘网站的资料，在姓名一栏加上非常简短的特长自述，因为他们是有字符限制的，所以只能是很简短的几个词。所以最好还是用自己的邮箱，发送的时候，可以不用附件形式。