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学校会议室使用管理制度篇一
1、会议室由办公室负责管理、使用登记与调度等相关事宜,未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。
2、会议室实行提前预约制度。为避免会议发生,相关人员(部门)使用会议室,需提在协同办公系统中填写会议室等场所使用申请单,以便统一安排。临时召开的紧急会议需用会议室时,要及时向办公室提出申请并在会后进行补办相关登记。
3、各部门(学院)申请使用会议室时,需明确使用时间、参加会议人数等,如有需办公室协办的事项请提前注明,办公室可根据实际情况做好相关工作的的准备工作。如需使用会议室的设备,应提前向办公室说明,以便提前准备,确保会议顺利进行。
4、如遇会议之间发生,要坚持局部服从整体的原则,学校会议优先于各部门(学院)的会议活动,各部门(学院)的会议活动之间应本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。
5、使用会议室的部门,必须爱护会议室的设施,保持会议室清洁。用后应及时整理:检查安全(电源),关闭投影仪、音响等设备,关好窗、空调,锁好门。
6、开会期间,请爱惜会议室的设备及物品,自觉保持卫生,禁止吸烟,禁止乱扔纸屑和张贴各类宣传海报等,尽量保持室内清洁。
7、会议结束后,使用人员(部门)应进行必要的检查,关闭会议室内各种电器设备的电源,特别注意必须等待投影仪散热,指示灯变红后方可切断电源,关好门窗。相关人员应及时整理会议场地,如发现设备故障或公务损坏要及时报至办公室,及时维修,确保其他会议的准时进行。安全责任人为申请者所属部门(学院)负责人。
8、与会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏赔偿,任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。
9、日常卫生由物业保洁人员每天早晨负责打扫。会议室活动结束后,由保洁人员对会议室进行清扫和整理,将移动的桌椅及时放回原位(必要时请相关部门协助搬运),以方便其他部门使用。
10、当组织活动或培训时,由活动的组织者临时负责会议室卫生及设备安全。任课教师使用会议室,要安排学生会后打扫会议室。
学校会议室使用管理制度篇二
1、会议室是学校举行会议的重要场所。为保证学校日常工作的'正常运转,提高会议室的使用效率,特制定本管理办法。
2、办公室所属会议室只供学校举行各种会议、举办各种活动和对外接待使用。学校所属各会议室、报告厅根据工作需要均可向各部门开放。
3、实行会议预约制度。各部门如需使用会议室一般应提前1天在oa系统提交《会议使用申请表》,经部门领导审批、校办主任审批后,由学校办公室协调安排。《会议使用申请表》填写包括申请日期、申请人、申请部门、会议名称、会议时间等内容。若部门预定的会议室与学校临时性重要会议发生时,以全校性会议为先。
4、校级会议和接待由学校办公室负责招待。
5、保证会议室的清洁卫生。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物。服务人员要及时整理、清扫会议室,保持清洁环境。
6、爱护会议室设施。任何人员不得随意移动会议室的家具和物品。
7、会议结束后,会议室使用部门须到学校办公室办理交接手续。
8、对于不按规定要求使用会议室的部门,办公室有权提出批评,甚至停止其再次使用会议室。
学校会议室使用管理制度篇三
为充分发挥会议室功能,进一步规范会议室的使用和管理,确保各类会议正常召开,特制定本规定。
第一条会议室(包括局十楼会议室、数字中心会议室、二楼会议室)由市局统一管理,局办公室负责具体调度。会议室涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。其中局十楼会议室由局办公室负责,数字中心会议室由数字中心负责,二楼会议室由市容支队和规划支队共同负责。
第二条为了避免会议时间发生冲突,提高会议室使用效率,各部门的工作例会安排,应当抄告局办公室统一备案。如召开工作调度会、推进会等,需用会议室,在会议确定时,应当在第一时间将会议事项、参会人员等情况,及时报送局办备案,以便统一安排。
第三条会议室使用遵循领导优先,先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则;本着重要、紧急优先的原则协商解决。
第四条如需使用会议室设备,应提前说明,以备提前准备,确保会议顺利进行。部门牵头召开的会议,席卡、会务用品(如:茶叶、投影设备、音响等)及会务服务,由部门具体负责;市领导出席的会议、或全局性会议,会务服务等由局办公室具体承办,相关部门和单位予以配合协助。
第五条会议期间参会人员要爱护公共设施,自觉维护会议室的环境卫生。
第六条会后使用部门及时关闭投影仪、空调,桌椅及时归位,确保各种电器断电、门窗关闭,室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知办公室,以便及时修理。
第七条未备案使用会议室,出现会议冲突的,由其自行协调处理。
第八条本制度由局办公室负责解释,自印发之日起施行。
学校会议室使用管理制度篇四
为了进一步加强会议室管理,提高使用率,明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程,特制定此制度。
本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室
11.如部门或个人临时取消申请,再需使用时需重新申请。 五、程序 1.申请流程
1)部门或个人到前台处查询会议室的使用状况;
2)部门或个人向前台申请,申请中需包括使用时间、规模大小、拟用设备等情况;
3)前台人员根据部门或个人的申请需求作出安排,并在《会议室使用登记表》上做记录;
2)如部门或个人不改正,前台人员应及时上报行政人事部负责人协调;
3)如部门或个人拒绝改正,行政人事部将出处罚通告,对部门或个人作出处罚。
学校会议室使用管理制度篇五
为进一步加强局机关会议室使用管理,更好地为各类会议提供服务,保证机关会务管理科学、规范,特制定本制度。
(一)局机关所有会议室由局办公室统筹管理、统一安排使用。
(二)会议室使用实行事前申报制。各科室在填报每周会议安排前将要召开的会议向局办公室申请,并提前到局公公室进行登记,由局办公室统筹协调安排。局领导临时安排的会议,由承办科室及时告知局办公室。
按照会议的重要性和规模,会议室分为以下两类,以便合理安排使用,充分发挥会议室使用效率。
(一)a类:大型会议(人数在150人左右),在电教室召开。
(二)b类:小型会议(人数在10—40人左右),在会议室召开。
重要会议的服务工作,包括会标、席卡制作、音响、录像、照相、幻灯片制作、投影仪操作、车位及茶水服务等。一般性的会议,一般只提供茶水、席卡、音响等服务。会议服务工作由局办公室统筹安排,市场服务中心具体负责落实。
(一)会议室内音响设备由计算机中心负责管理,管理人员应熟练掌握会议室内各种设备的使用操作方法,保证其正常使用,发现故障及时报告处理。
(二)会议室使用过程中,应爱护公物,不得损坏桌椅,不得随意悬挂、张贴会标;随意使用、移动、拆卸室内设施。
(三)禁止在会议室内吸烟、随地吐痰或乱扔杂物、废纸等。会议室内应保持窗明几净,整洁卫生,各种用品摆放整齐、有序。
(四)会议服务人员要着工作服;要热情周到服务,保证茶水及时供应;要经常检查各会议室内的办公用品供需情况,发现缺失,应及时领取。
(五)会议结束后,服务人员负责把相关设施还原,切断电源,关闭门窗,并及时通知办公室,以防止意外事故发生。如发生设备故障和公物损坏应及时报告局办公室,局办公室通知市场服务中心安排人员及时修理,保证其他会议准时进行。
(六)外单位借用会议室,需报告局办公室同意。